📌오늘의 트렌드노트, 10분이면 이런 내용을 알 수 있어요!

     자주 쓰는 구매용어들! 위험관리 SCRM, 배송추적, 재고관리, 전표

구매위키는 구매 관련 용어와 예시를 시리즈를 통해 알려드립니다. 오늘은 물품 구매를 하면서 접할 수 있는 구매 용어를 알아보도록 하겠습니다. 

내용을 보시면 구매업무를 하면서 마주하는 여러 용어에 대한 개념을 “아하! 이런 뜻이었구나!😮” 하며 이해하고 활용할 수 있는 시간이 되실 거예요. 지금부터 함께 살펴볼까요?

✅ 위험관리 SCRM란, 공급망(Supply Chain)에 발생할 수 있는 다양한 리스크를 예측하고 관리하는 전략이에요. 

여기서 리스크는 원자재 부족, 운송 지연, 자연재해, 정치적 이슈처럼 공급망의 흐름을 방해하는 모든 문제를 의미합니다. SCRM은 이런 리스크를 사전에 분석하고, 문제가 생겼을 때 신속하게 대응할 수 있도록 계획을 세우는 활동인데요. 주요 방법으로는 대체 공급처 확보, 재고 최적화, 비상 계획 수립 등이 있습니다. 특히 글로벌 공급망 시대에서는 필수 중의 필수죠!

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스마트폰 제조사로 예로 들면?

스마트폰을 만드는 A사는 디스플레이 패널을 한국의 B사에서만 공급받고 있었어요. 그런데 어느 날 B사의 공장에 불이 났습니다. 그러면 어떻게 될까요? 화면을 더 이상 받을 수 없어서 스마트폰을 만들지 못하게 되죠. 그런데 위험관리 SCRM이 잘 되어 있었다면? A사는 이런 상황을 미리 준비했을 겁니다.

먼저 다른 공급업체와 계약해 놓고, 혹시 모를 사태에 대비해 디스플레이 패널을 여분(안전 재고)으로 쌓아 두었을 거예요. 그래도 디스플레이 패널이 부족하면, 인기 제품부터 먼저 생산하고 덜 중요한 제품은 나중에 만드는 식으로 생산 우선순위를 정할 수 있죠.

이렇게 준비가 되어 있다면, 문제가 터져도 스마트폰 생산이 완전히 멈추지 않았을 겁니다. 납기(고객에게 제품을 주는 시간)도 맞출 수 있고요. 즉, SCRM은 <문제가 터졌을 때 당황하지 않게 미리 대비하는 것>이라고 생각하면 쉽니다. 이런 준비가 잘 되어 있으면 위기에 강한 회사가 될 수 있죠!

✅ 배송추적이란, 말 그대로 내가 주문한 물건이 어디쯤 왔는지 실시간으로 확인하는 걸 말해요.

물류 과정에서 제품이 현재 어느 위치에 있는지, 언제쯤 도착할지 정보를 제공하는 시스템이에요. 예를 들어, 온라인 쇼핑몰에서 물건을 주문하면 '상품 준비 중', '출고 완료', '배송 중', '배달 완료' 같은 단계를 볼 수 있죠. 구매 담당자 입장에서는 제품이 문제없이 도착하는지 확인하거나, 예상 납기일을 체크하는 데 필수인 기능이에요.

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프린터 토너를 예로 들면?

예를 들어, 회사에서 프린터 토너를 주문했다고 가정해볼게요. 배송추적 시스템을 통해 오전에 창고에서 출발한 것을 확인했고, 오후 3시에는 지역 택배사로 이동한 상황까지 알 수 있습니다. "오후 5시까지 도착 예정"이라는 알림이 떴는데 만약 예정대로 도착하지 않는다면 즉시 공급업체에 연락해 상황을 파악하고 문제를 해결할 수 있죠. 

또 다른 예로, 세관에서 지연이 발생하거나 물류센터에서 물품이 분실된 경우에도 배송추적 시스템을 통해 조기에 문제를 발견할 수 있습니다. 이렇게 즉각적으로 상황을 파악하면, 필요한 조치를 신속하게 취할 수 있어 예상치 못한 차질을 최소화할 수 있죠. 이는 단순히 물건이 도착하길 기다리는 소극적인 태도가 아니라, 능동적으로 문제를 해결하고 전체 공급망의 흐름을 효율적으로 관리하는 중요한 역할을 의미합니다.

결론적으로, 구매 업무는 단순히 물건을 주문하고 받는 것으로 끝나지 않습니다. 협력업체와의 커뮤니케이션, 운송사와의 조율, 내부 팀과의 정보 공유 등 여러 이해관계자들과의 긴밀한 협력이 필요한 복합적인 과정이에요. 이런 과정을 통해 구매 담당자는 효율적인 물류 관리와 문제 해결 능력을 발휘하며, 기업 운영의 중요한 축을 담당합니다.

✅ 재고관리란, 회사가 보유한 제품이나 자재를 적절히 관리하는 작업이에요. 

이 작업은 필요한 시점에 필요한 만큼의 재고를 준비하면서도, 과잉 보유로 인해 비용이 늘어나지 않도록 조율하는 것이 핵심입니다. 주로 수요를 예측하거나 발주 시점을 정하고, 보관 장소를 효율적으로 활용해 재고의 흐름을 관리하죠. 재고관리 목표는 비용을 절감하면서 고객의 요구를 충족시키는 거랍니다.

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의류브랜드로 예를 들면?

한 의류 브랜드를 예로 들어볼게요. 이 브랜드는 겨울철에 가장 많이 팔리는 "롱패딩"을 재고로 보유해야 해요. 너무 많이 만들면 창고에 롱패딩이 쌓이면서 창고 비용이 늘어나게 되는데요. 예를 들어, 창고 임대료와 관리비가 한 달에 500만 원이라면, 예상보다 재고가 2배로 늘어나면 창고를 추가로 빌려야 할 수도 있죠.

더구나 겨울이 끝나면 롱패딩이 팔리지 않아서 봄, 여름까지 창고에 남아버릴 수 있어요. 그러면 재고 처리를 위해 할인을 하거나, 심지어 폐기해야 하는 경우도 생기죠.

반면에 너무 적게 만들면 고객의 주문을 제때 처리하지 못해요. 예를 들어, 1월 한파로 갑자기 주문이 폭주했는데, 재고가 부족해 고객들에게 "재고 없음" 메시지를 보내야 한다면? 고객은 기다려주기보단 다른 브랜드로 가버릴 가능성이 커버리죠. 결과적으로 매출 손실뿐만 아니라 브랜드 신뢰도에도 타격을 입게 돼요.

그렇기 때문에 판매 데이터 분석과 지역별 수요 관리, 프로모션 활용을 통해 재고 과잉도, 부족도 없이 딱 필요한 만큼의 롱 패딩을 준비하여 고객 만족도와 매출을 동시에 잡는 전략을 가져가야 합니다. 이게 바로 성공적인 재고 관리의 예시랍니다.

✅ 전표란, 기업의 구매, 입고, 출고 같은 거래 활동을 기록한 문서입니다. 

물품이나 서비스의 이동 내역, 거래 조건, 금액 등을 체계적으로 정리해 둔 증빙 자료로, 구매부터 회계까지 모든 단계에서 중요한 역할을 하기 때문에 구매 과정에서는 주로 구매 전표, 입고 전표가 사용되며, 거래의 투명성과 정확성을 보장해 주는 기본적인 도구입니다. 그래서 이를 통해 추후 문제 발생 시 원인을 추적하거나, 정산 작업을 빠르게 처리할 수 있죠.

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예를 들어, 모니터를 구매한다면?

여러분께서 A사 구매 담당자로, 사내 프로젝트를 위해 50대의 모니터를 구매했다고 가정해 보겠습니다. 거래처로부터 받은 구매 전표에는 품목명(예: 27인치 FHD 모니터), 수량(50대), 단가(1대당 20만 원), 총액(1000만 원), 거래일(2024년 11월 28일), 납품 기한 등이 명시되어 있겠죠.

여러분께는 전표를 확인 후 ERP 시스템에 입력하게 될 테고 며칠 뒤, 물류팀은 해당 모니터가 입고되었다는 사실을 "입고 전표"로 기록하게 됩니다. 이때, 전표에는 실제 입고된 수량과 상태도 함께 기록됩니다. 만약 전표와 실제 물품이 다르다면, 입고 확인 과정에서 이를 발견할 수 있죠. 

이후 회계팀은 이 전표를 근거로 결제 처리를 진행하며, 프로젝트팀은 필요한 모니터를 즉시 사용할 수 있게 됩니다. 이처럼 전표는 구매부터 입고, 결제까지의 전 과정을 연결하는 중요한 데이터 역할을 합니다.

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