PHA는 자동차 도어 무빙파트 전문 제조 업체로, 한국 자동차부품업계를 선도하는 최고 수준의 기술 인력과 첨단 생산시설을 보유하며 자동차 도어무빙 시스템 분야의 글로벌 기업으로 성장했습니다.

23년 3월에 오픈한 SRM 시스템 고도화 프로젝트를 통해 PHA의 협력업체 등록 및 관리, 구매 원가 산출 등의 업무가 어떻게 개선이 되었는지 선행구매팀 김성훈 책임 매니저님과 구두 인터뷰를 통해 자세한 이야기를 나눠보았습니다.

Q. 책임 매니저님, 안녕하세요. 인터뷰를 시작하기에 앞서, PHA에 대한 간략한 소개 부탁드립니다.

안녕하세요. PHA는 자동차 도어 무빙파트 부품(도어모듈, 도어래치, 스트라이커 등) 공급을 전문으로 하는 제조 업체입니다. 1985년 창립 이래, 끊임없는 연구개발, 기술혁신 및 과감한 투자를 통해 자동차 도어무빙시스템 분야의 글로벌 기업으로 성장해왔습니다. 

Q. SRM 시스템 고도화를 진행하기 전에 기존의 구매 업무 프로세스는 어떻게 운영되었나요? 당시 겪으셨던 주요 이슈나 불편한 점이 있었다면 말씀 부탁드립니다.

PHA는 2016~17년에 구축한 원가관리 시스템과 SRM 시스템을 기반으로 구매 업무를 진행해왔습니다. 그러나 협력업체 등록 및 관리, 구매원가 산출 등 핵심 업무가 여전히 엑셀과 이메일 같은 수작업 방식에 의존하고 있었습니다.

이로 인해 구매원가 산출 과정에서 잦은 오류가 발생했으며, 전반적인 업무 효율성도 떨어졌습니다. 특히, 자동차 산업 특성상 원재료 가격 변동이 잦아 부품별 구매원가가 자주 변동하는데, 이를 수작업으로 계산하다 보니 휴먼에러에 따른 산출 오류가 빈번할 수밖에 없었습니다.

또한, 업체선정 입찰 시 개별 이메일을 통한 입찰견적 접수를 하여 공정성 및 투명성이 부족했고, 협력업체 풀(pool)관리, 과거 구매내역 관리, 계약서 및 합의서 등 구매 관련 주요 데이터를 시스템이 아닌 개인별로 관리하는 문제가 있었습니다. 이로 인해 정보 공유와 업무 연속성 확보가 어려워지는 비효율성도 존재했습니다.

Q. 많은 어려움이 있으셨을 것 같습니다. 그렇다면, SRM 시스템 고도화를 추진하면서 수행사로 엠로를 선택하게 된 주요 이유는 무엇인가요?

네, 말씀하신 것처럼 기존의 수작업 중심 프로세스로 인해 많은 어려움을 겪어왔습니다. 이러한 문제를 해결하고자 SRM 시스템 고도화를 추진하게 되었으며, 결국, 수행사로 엠로를 선택하게 되었는데요.

우선, 엠로는 공급망관리(SCM) 분야에서 높은 인지도를 가지고 있으며, 특히 자동차 산업에 대한 깊은 이해와 동종업계 구축 경험을 보유하고 있어 당사의 요구사항을 효과적으로 반영할 수 있는 파트너라고 판단했습니다. 또한, 구매 프로세스 전반을 폭넓게 지원하는 모듈형 솔루션을 제공해 당사의 필요에 맞춰 유연하게 적용할 수 있으며, 기존에 사용 중인 ERP 및 그룹웨어 등과의 매끄러운 연동이 가능하다는 점도 중요한 고려 요소였습니다.

특히, 실무자의 업무 효율성을 높일 수 있도록 사용자 친화적인 UI/UX를 제공하며, 시스템 도입 이후에도 전문 인력을 통한 철저한 사후관리와 안정적인 운영 지원이 가능하다는 점에서 신뢰할 수 있는 파트너라고 판단하였습니다.

Q. 이번 SRM 시스템 고도화에서 가장 중요하게 고려하신 사항은 무엇이었을까요? 특히, 자동차 산업의 특성을 반영하여 중점적으로 신경 쓰신 요소가 있다면 말씀 부탁드립니다.

엠로는 이미 자동차 산업 특화 SRM 솔루션 ‘SMARTsuite for Automotive’를 가지고 있었습니다. 저희는 이를 활용해 기존 기능을 고도화하고, 구매원가 관리, 전자계약서 작성, 협력업체 평가 및 관리 등 신규 기능을 개발하여 PHA의 구매 업무 특성에 최적화된 시스템을 구현하였습니다.

SRM 시스템 고도화 프로젝트는 총 2단계에 걸쳐 추진되었는데요.

1단계에서는 협력업체 등록부터 계약서 작성, 평가 및 관리 업무 전반을 디지털로 전환하였습니다. 이를 통해 구매 담당자가 개별적으로 관리하던 협력업체 프로필, 계약, 거래 및 평가 내역 등을 시스템에서 보다 투명하고 효율적으로 관리할 수 있는 체계를 구축했습니다.

2단계에서는 원가 산출 기준 및 관리 체계를 표준화하고, 품목별 및 금형 타입별 원가 산출 프로세스를 자동화하여 보다 체계적인 구매원가 관리가 가능하도록 개선하였습니다. 또한, 단위별 분리 운영 및 세부 기능 관리가 가능하도록 시스템을 설계하여, 향후 사업 확장 시 국내 뿐만 아니라 해외 법인까지 SRM 시스템을 손쉽게 확장할 수 있는 기반을 마련했습니다.

Q. 프로젝트를 진행하면서 특히 어려웠던 점이나, 인상 깊었던 부분이 있다면 어떤 것이었을까요?

이번 SRM 시스템 고도화 프로젝트는 단순한 시스템 업그레이드가 아니라, 구매 업무 전반을 체계적으로 시스템화 하는 동시에 기존 시스템과의 유기적인 병합이 필요한 과정이었습니다. 특히, 업체 선정, 단가 관리, 가격 결정, SCM 모듈과의 결합 등 다양한 요소를 고려해야 했는데요. 우선 1차적으로 내부 사용자들의 니즈를 반영하여 시스템과 업무 절차를 정의하고 효율화 하는 과정이 필요했습니다. 이 과정에서 각 부서의 요구사항을 취합하고 조율하는 일이 개인적으로 가장 어려운 부분이었던 것 같습니다.

하지만, 엠로와의 협업 과정에서는 당사의 요구사항을 최대한 반영한 맞춤형 개발을 진행해주어 특별한 커뮤니케이션 문제는 발생하지 않았습니다. 또한, 엠로가 일률적인 솔루션을 제공하는 것이 아니라, 도입 기업의 특성에 맞춰 기능과 프로세스를 커스터마이징 해 제공한다는 점이 인상적이었습니다. 이를 통해 당사의 업무 환경에 최적화된 SRM 시스템을 구축할 수 있었습니다.

Q. 2022년 6월 프로젝트 착수 이후 10개월간의 개발 및 구축 과정을 거쳐 SRM 시스템을 도입하셨고, 현재까지도 운영하고 계신 데요. 

 시스템을 사용하시면서 가장 크게 체감하는 개선 효과는 무엇인가요?

새롭게 도입된 SRM 시스템을 통해 구매 업무의 효율성, 투명성, 정확성이 모두 크게 향상되었습니다.

특히, 자동차 산업에서 필수적인 원가 관리 측면에서의 효과가 가장 두드러지게 나타나고 있습니다. 기존에는 원자재 가격 변동에 따른 부품 단가 조정 과정이 수작업 기반으로 진행되어 많은 시간과 노력이 소요되었습니다. 하지만, 새로운 시스템에서는 원가 계산에 필요한 필수 값만 입력하면 구매원가가 자동으로 산출되며, 이를 검증한 후 SRM 시스템을 통해 바로 결재 및 단가 반영까지 원스톱 처리할 수 있어 업무 편의성이 크게 향상되었습니다.

과거에는 원자재 가격 변동 시 엑셀로 자료를 정리해 협력업체와 개별 협의를 진행한 후, 내부 보고 및 결재를 거쳐 최종 단가를 시스템에 반영하는 데 약 일주일 이상이 소요되었습니다. 하지만 SRM 시스템 도입 후, 이 과정이 2~3일로 단축되면서 업무 효율성이 크게 개선되었습니다.

또한, 부품 단가는 협력업체의 매출과 직결되는 중요한 요소이므로 투명한 관리가 필수적입니다. 새롭게 구축된 SRM 시스템을 통해 모든 단가 변경 내역을 체계적으로 관리할 수 있게 되었으며, 이로 인해 컴플라이언스 준수 측면에서도 긍정적인 효과를 얻고 있습니다.

Q. 구매 프로세스 전반에서 다양한 개선 효과를 경험하셨다니 저희도 기쁘게 생각합니다. 앞으로 추가적으로 계획하고 있는 시스템 도입이나 고도화 방향이 있다면 말씀 부탁드립니다.

추가적으로, 납품단가 연동제 기능도 도입해 구매담당자가 납품단가 연동 업무를 빠르고 효율적으로 처리할 수 있도록 함으로써 협력업체와의 상생을 강화할 계획도 가지고 있습니다.

이를 통해 원자재 가격 변동에 따른 납품단가 조정 프로세스를 자동화하고, 협력업체와의 투명한 단가 조율이 가능해질 것으로 기대됩니다. 

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