안녕하세요? 이전 칼럼에서 우여곡절 끝에 드디어 구매시스템 재구축에 대한 투자 결정이 이루어진 일련의 과정들에 대한 글을 작성하였습니다. 이번 시리즈에서는 구매시스템 재구축에 앞서, Task Force team을 구성한 과정에 대해 소개하려 합니다. T/F team은 어떻게 구성되는지 각 팀원들의 역할은 무엇인지에 대해서 알아보겠습니다.

구매시스템 구축 T/F 시리즈 목차

① 시스템 재구축 배경

② 재구축 T/F team 구성

③ 시스템 재구축 과정

④ 구축 간 애로사항

⑤ 시사점

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🔗구매시스템 구축 TF 경험 소개, ① 시스템 재구축 배경

구매시스템 구축 Task Force team의 

구성부서 및 구성원과 역할

1) 구매부서의 구매 담당자

먼저 구매 전산시스템을 구축하는 프로젝트이므로 구매부서원이 참여를 해야겠죠. 

구매부서원의 역할은 과거에 쓰던 시스템이 어떤 기능을 했으며 새로운 시스템에도 반드시 구현되어야 하는 기능들을 개발 담당자에게 설명합니다. 또한 기존 시스템에서 사용이 불편했거나 개선이 필요한 부분에 대해서도 빠짐없이 개발자에게 숙지를 시켜야 합니다. 

그리고 새로운 시스템의 개발 방향을 같이 결정하고 개발 산출물이 나올 때마다 테스트를 하여 해당 기능이 잘 작동하는지 오류는 없는지 사용함에 불편하지는 않은지를 검토합니다. 시스템이 단순히 기능적인 효율성만을 보고 개발되는 것이 아니라 구매 프로세스에 맞게 구축되는지도 검토합니다. 

개발을 하다 보면 프로세스와 개발 효율의 사이에서 의사결정을 해야 하는 경우가 생기는데 그때 업무적인 관점에서 문제가 없도록 결정하는 역할을 합니다. 시스템 구축이 완성 단계에 가면 통합 테스트를 하고 사용에 문제가 없다고 검수를 하는 역할도 해야 하죠. 그 외에도 최대한 업무에 유용하게 쓰일 수 있도록 개발하는 시스템의 수준을 달성하도록 개발부서를 달하는 시어머니 같은 역할도 하게 됩니다.

2) 외주개발업체의 시스템 개발 담당자

두 번째 T/F tam 구성원은 시스템 개발부서입니다. 저희 시스템 구축의 경우 내부 개발자를 쓰지 않고 외주개발업체를 계약하여 같이 일하였습니다. 

구매부서가 시스템 사용자의 니즈를 설명하면 그 니즈를 충족시킬 수 있는 기술적인 구현방안을 제안하고 실제로 프로그램 코딩을 통해서 개발 산출물을 만들어 내는 역할을 합니다. 프로젝트가 한창 진행 중일 때는 30명이 넘는 외주개발 인력이 저희 회사에 들어와서 작업을 하였습니다. 

또한 저희의 경우는 구매 시스템 구축의 경험이 풍부한 업체를 선정하여 개발 과정에서 사용자가 생각했던 방향보다 더 좋은 개발 산출물에 대해 건의하기도 하고 사용자가 놓치는 부분을 알려주기도 했습니다. 

사용자의 대표 격인 구매부서원과 가장 밀접하게 소통하며 같이 시스템을 만들어 가는 협업 동료라 할 수 있습니다.

3) 사업관리부서 PM

세 번재는 사업관리부서입니다. 저희 회사는 그룹 내에 각종 전산시스템 구축 및 운영을 책임지는 회사가 있는데 마침 저희 회사의 다른 사업부문에 소속되어 있는 조직이었습니다. 그래서 사업관리담당자(PM, Program Manager)를 같은 회사 동료들이 맡게 되었습니다. 

PM은 프로젝트의 전체 일정과 비용 그리고 진행 간의 각종 이슈 및 Risk에 대해서 책임지고 관리하며 계획했던 대로 프로젝트가 무사히 끝날 수 있도록 그 역할을 수행합니다. 사용자의 시스템을 잘 만들고 싶은 의지에서 나오는 다양한 요구사항들과 한정된 비용 안에서 개발을 수행해야 하는 외주개발업체 사이의 의견 충돌을 조율하는 역할도 하죠. 

같은 회사 동료들이 PM을 맡고 있다는 것은 프로젝트 진행에 장점이 되기도 하고 단점이 되기도 합니다. 사용자의 입장을 더 편들어주면 좋을 텐데.. 하는 아쉬움이 있을 때도 있었지만, 사용자와 외주개발업체 사이의 중간에 끼어서 최선의 합의점을 찾기 위해 많은 노력을 하는 모습을 보았습니다.  

4) 전산지원팀의 기존 시스템 운영 담당자

사내 전산지원팀은 기존 시스템을 운영하고 관리해 오던 부서입니다. 새롭게 시스템을 전면 재구축 한다 하더라도 기존 시스템에서 어떤 프로그램 로직으로 업무가 수행되었는지를 외주개발업체에 설명하고 개발 방향에 대해서도 같이 협의하는 중요한 역할을 합니다. 

특히 구매 전산시스템은 회사 내의 다른 시스템, 특히 ERP(Enterprise Resource Planning)와 밀접하게 연결되어 있으므로 모든 연결점들을 새로운 구매 시스템과 이어주며 데이터가 이상 없이 잘 교환될 수 있도록 테스트를 합니다. 그리고 새로운 구매시스템에서 개선되는 기능이 있으면 그 기능으로 만들어지는 데이터가 ERP 등 사내 시스템에서 잘 작동하도록 사내 시스템을 추가로 개발하는 역할도 수행합니다. 

5) 인프라 운영팀 담당자

그다음 구성원으로는 그룹 내 인프라운영팀을 들 수 있습니다. 구매시스템은 사내에서만 운영되는 것이 아니라 협력업체, 운송업체, 통관업체 등 다양한 외부 사용자가 접속하여 업무를 수행하므로 외부와의 연결에 있어 원활하게 그리고 보안 등 각종 이슈에 문제가 없도록 잘 설계되어야 합니다. 

또한 인프라운영팀은 구매시스템 프로그램을 탑재하여 운영될 서버 및 데이터베이스, 각종 네트워크 등을 실제로 관리하는 부서이기도 합니다. 그 외에도 결재시스템, 메일시스템 등 구매 시스템과 연결되는 공통 업무 모듈도 관리하고 있어서 처음부터 개발 방향을 같이 협의하여 프로젝트를 추진하지 않으면 나중에 수정하거나 재 개발하는 불상사가 생길 수 있습니다. 

6) 구매시스템 사용부서의 각 담당자

여섯 번째 구성원은 사내의 구매 시스템 사용부서원입니다. 구매 시스템 사용자는 구매 부서원뿐만 아니라 재료비를 관리하는 원가, 고객 계약을 관리하는 사업관리, 개발과 생산과 관련된 연구소와 생산관리부서 그리고 대금 지급과 관련한 재무부서 등 많은 사내 부서들이 직접 시스템에서 작업을 하기도 하고 필요한 정보를 조회하기도 합니다. 따라서 이들의 니즈를 충분히 고려하지 않고 시스템을 개발할 수는 없습니다. 완성 단계의 시스템에서 기능 테스터로서 중요한 책임이 있기도 하고요. 

그 외에도 프로젝트가 문제없이 진행되고 있는지를 점검하는 품질부서, 외부와 연결되는 네트워크의 문제점을 검토하는 보안부서 등 수많은 팀과 조직에서 구매 시스템에 대하여 관심을 가지고 자신들의 니즈가 반영되기를 원하거나 개발 방향에 반대 의견을 내기도 하므로, 미리미리 이슈를 공유하고 해결책을 찾아 나가야 합니다.

T/F팀 소개를 마치며,

아무래도 프로젝트의 PM은 외주개발업체를 주로 관리합니다. 그래서 그룹과 회사 내부의 다양한 부서들의 이해관계를 조정하고 구매 시스템의 최종 개발 방향을 결정하는 것은 구매부서로서 T/F team에 참여한 담당자가 하게 됩니다. 

결국 프로젝트의 실질적인 리더로서의 역할과 각종 의사결정은 구매부서 담당자의 책임이 되었습니다. 저를 비롯한 구매부서원들이 T/F team에 소속되었고 제가 그 리더로서 고생도 많이 했지만 소중한 경험을 쌓을 수 있었습니다.

이상과 같이 T/F team이 구성되고 각 조직과 부서에서 파견된 담당자들이 모여 프로젝트를 시작하게 되었습니다. 프로젝트가 끝날 때까지 의견 충돌로 싸운 적도 많았고 당면한 문제를 해결하기 위해 같이 고민하다가 결국 해결책을 찾아냈을 때, 큰 희열과 기쁨을 같이 나누기도 했던 T/F team을 소개하다 보니 여러 가지 감회가 새삼스럽게 느껴집니다.

오늘은 여기까지 소개하고 다음 칼럼에서는 드디어 프로젝트가 진행된 과정에 대해서 이야기해 보겠습니다. 칼럼을 읽어주신 독자 분들께 감사드립니다.    
 

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