구매프로세스 네번째 시리즈, 송장확인(Invoice verification) 및 검수에 대해 알아보도록 하겠다.

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🔗입사 전 알아야할 구매 프로세스 ①, 구매요청

🔗입사 전 알아야할 구매 프로세스 ②, 발주

🔗입사 전 알아야할 구매 프로세스 ③, 입고

P2P 프로세스의 다섯 단계

① 구매요청(PR, Purchasing request)

② 발주(PO, Purchasing Order)

③ 입고(GR, Goods receipt)

④ 송장확인(Invoice verification) 및 검수

⑤ 지불(Payment)

구매요청부터 입고까지 지난 3단계를 진행하는 동안 구매담당자들은 숨 가쁘게 업무를 진행해 왔다. 구매요청이 적절하게 왔는지, 요청한 품목을 적기에 좋은 품질로 제공할 수 있는 업체는 어디에 있는지, 제출한 견적 금액이나 기간은 적절한지, 입고는 약속된 일자를 지킬 수 있는지, 입고된 제품의 품질에는 문제가 없는지 등 굵직한 업무만 생각해도 구매담당자는 신경 써야 할게 참 많다.

우여곡절을 거쳐 드디어 제품이 입고되었다면, ‘문제없이 제품이 도착’ 했다며 공식적으로 공유하고 확인하는 단계가 바로 송장을 확인하는 단계이다. 제품이 도착했다고 보내준 인보이스 그대로 바로 지불절차를 밟는 것이 아니라, 이 제품이 우리가 발주한 제품이 맞는지 품질이나 수량에 전혀 문제가 없어 해당 비용을 지불하는데 이견이 없음을 증빙하는 ‘검수확인서’를 발행하는 것이 필요하다. 

물론 구매 품목의 특성에 따라 검수확인서를 발행하는 검수 프로세스도 상이하다.   
 

구매품목 특성에 따른 검수 프로세스

① Parts

Parts의 경우에는 주로 자재팀에서 검수를 진행하게 되는게 일반적이지만 구매팀에서 참관하거나 함께 진행하기도 한다. 수량에 따라 전수검사¹⁾, 샘플링검사²⁾로 진행하며 자재팀에서 검수를 완료한 후 검수확인서를 작성한다. 

검수확인서가 발급된 이후 사용 중 많은 비율로 불량이 발견되었을 경우 계약관계에 따라 혹은 양사의 지속적인 계약 관계를 통해 불량품에 대해 교환 혹은 추가 입고를 진행해주기도 한다. 

1) 전수검사 : 양산된 구매 품목의 완성된 제품과 그 제품의 부품까지 검사하는 것으로 검사시 시간과 비용이 많이 소요되므로 주로 고가의 제품이나 안전과 직결된 제품에 대해 진행함.    
2) 샘플링검사 : 샘플링검사에도 여러 종류가 있는데 전체 제품에서 임의로 검사 제품을 선택하는 랜덤샘플링, 여러단계를 거쳐 제품을 추출하는 다단샘플링, Lot를 몇개의 층으로 층내 랜덤하게 제품을 추출하는 층별 샘플링, 제품을 그룹별로 나눈 후 하나의 그룹을 선택하는 취락샘플링, 전체 Lot 중 일부를 랜덤하게 추출하는 유의샘플링으로 크게 나눌 수 있음.

② 제품의 설치가 필요한 품목

설치가 필요한 품목의 경우 제품이 정상적으로 작동이 되는지, 하자는 없는지 확인하고 검수확인서를 작성한다. 설치가 완료된 후 양사 간의 서명이 들어간 서류로 검수확인서를 근거로 하거나 혹은 3PL회사에서 방문하여 테스트를 거친 후 해당 설치 완료 서류에 따라 검수 완료가 되기도 한다. 단, 3PL를 통한 검수 진행 시 계약 시 사전에 협의가 완료된 경우에만 가능하다. 

설치 제품의 경우 계약 내 무상 유지보수 기간이 포함되어 있으므로 기간 내 문제 발생 시 제품 수리 및 교환 등의 서비스를 제공받을 수 있다.   
 

③ SI/SM 계약

계약 시 시스템의 완성에 따른 테스트 완료 후 양사 간의 서명이 들어간 서류로 검수확인서를 작성한다. 시스템 테스트는 counterpart를 초청하여 시스템 설명회를 개최하거나 일정기간을 부여해 함께 사용하고 의견을 받아 수정하는 방식으로 진행하게 되며 테스트의 완료는 시스템이 릴리즈 되는 시점이라고 볼 수 있다.

최종 검수확인서를 서명하는 과정에서는 최초 발주(계약) 당시 협의된 매뉴얼과 같은 제품설명서나 품질보증서 등 입수된 도서의 내역도 검수확인서에 작성하여 확인을 해야 한다.

…

이제 요청한 품목이 정상적으로 필요한 곳에 잘 도착하여 사용이 가능함을 확인하는 검수 절차가 완료되었다. 

다음 칼럼에서는 마지막 절차인 ‘지불 프로세스’를 통해 구매 프로세스를 마무리 지어보도록 하자.

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