자재 계약은 회사 내부의 자재 사용자에게 요청을 받아 구매부서와 납품업체가 체결합니다. 건설산업에서는 각각의 현장이 자재 사용자가 됩니다. 그런데 여기에 숨겨진 '실사용자'가 있습니다. 바로 공사업체입니다.

종합건설업과 전문건설업으로 구성된 건설산업의 특성상 종합건설업체는 공종별 공사의 시공을 전문건설업체에게 위탁하여야 합니다. 때문에 종합건설업체가 구매한 자재는 전문건설업체에게 인계되고,     
전문건설업체가 고용한 인부들에 의해 사용됩니다.

건설산업은 프로젝트 산업입니다. 따라서 실제 시공을 수행하는 전문건설업체들이 모든 공사 인력을 정규직으로 고용하지 않습니다. 프로젝트를 언제 어느 만큼 수주할지 모르기 때문입니다. 그래서 동일한 종합건설업체와 전문건설업체가 시공을 하더라도 현장이 다르면 실제로 일하는 사람들이 달라질 수 있습니다.

문제는 여기서 발생합니다.

자재의 실제 사용자인 인부들과 이들을 통솔하는 사람이 다르다 보니(이하 '작업반'), 작업반의 노하우와 마인드에 따라 자재의 소모량에 차이가 발생합니다.

아파트 건설현장의 레미탈 사용으로 예를 들어 보겠습니다.

아파트 1개 층에 4개 세대가 있고, 각 세대별로 3.5포의 레미탈이 필요하다면 1개 층에 총 14포가 필요하게 됩니다. 이렇게 사용하면 2개 세대에서 남은 0.5포를 옆에 2개 세대에 사용해야 합니다. 그러나 자재 사용이 적절하게 통제되지 않는다면 시공을 수월하게 하기 위해서 세대 별로 4포씩 양중하고 0.5포를 넉넉히 사용하거나 남는 건 버리면서 시공할 수 있습니다.

지급되는 자재가 전문건설업체의 계약 범위이면 전문건설업체에서 파견한 직원이 원가절감을 위하여 자재 사용을 통제합니다. 그런데 종합건설업체에서 지급하는 자재라면 자재의 사용과 관리 측면에서 소홀해질 수 있습니다.

버려지는 자재는 자재 자체의 비용뿐만 아니라 폐기물 처리 비용의 증가로 연결됩니다. 또 야적 공간이 한정적인 건설 현장에서 폐기물이나 부적절하게 적치된 자재는 현장의 시공 여건을 나빠지게 하는 요인이 됩니다. 그렇다고 종합건설업체 현장 직원들이 모든 인부들을 따라다니면서 자재 소모량을 통제할 수는 없습니다.

1개의 건설 현장에서 소수의 종합건설업체 직원이 수십 개의 공종별 전문건설업체 직원을 상대합니다. 실제로 공사를 수행하는 작업자는 대형 현장의 경우 하루에 수천 명에서 수만 명이 되기도 합니다. 이들의 작업 현황을 모두 감독할 수는 없습니다.

그렇다고 적절하게 관리 감독하지 않으면 어느 시점에 현장에서 추가 발주 요청이 올라오게 됩니다.   
바로 온갖 사유가 붙은 "자재가 부족해요"라는 내용으로 말이죠.   
 

이를 방지하려면, 어떻게 해야 할까?   
종합건설업체의 구매 담당자로서 다음의 업무를 반영해야 합니다.

먼저, 현장의 자재 담당자에게 주기적으로 현장의 실제 투입 현황을 체크하도록 교육해야 합니다. 

단순히 구매를 요청하고 자재를 반입하는 것으로 업무가 끝나는 것이 아닌 자재의 보관 상태와 폐기물 내역, 적정 발주량 등을 체크하게 하고, 샘플로 일부 구역의 사용량은 직접 확인하게 하는 것이 좋습니다.

다음으로 자재 납품업체에게 주기적으로 현장의 추가 요청이 없었는지 확인해야 합니다. 

계약 주체는 본사의 구매 담당자이지만, 계약업체가 실제로 현장에서 마주하는 건 현장의 자재 담당자입니다. 이들이 본사를 패싱하고 계약업체에 계약에 없는 자재를 요청하거나, 계약 물량을 초과한 자재의 납품을 요청할 수 있습니다.

계약업체는 이러한 요청을 받았을 때 거절하기 어렵습니다. 현장의 자재 담당자도 정기 평가 등 이후 거래 관계의 운영에 영향을 줄 수 있다고 생각하기 때문입니다. 구매 담당자는 자재 계약업체에게 이러한 사실이 있는지 주기적으로 확인하고 필요하다면 현장의 실사를 통해 점검해야 합니다.

    
마지막으로 중간 정산 업무를 추천합니다. 

준공 시점에 부족한 자재는 선투입이나 긴급구매 등 구매 절차를 위반하거나 공정 지연, 원가 상승 요인이 됩니다. 자재의 투입이 적절하게 관리되었다면 일정 시점에 잔여 물량 체크가 그리 어렵진 않습니다.    
품목별로 필요한 잔여량을 계산하여 정산해 준다면 가장 바쁜 준공 시점에 자재 걱정 없이 공사를 수행할 수 있습니다.

건설산업의 특수성에서 발생되는 비용 요인을 이해하고 이에 대응하는 구매 업무를 수립하여 불필요한 비용의 발생을 막는 것도 구매 담당자의 원가 절감 업무일 것입니다. 

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