입사 전 알아야할 구매 프로세스 ②, 발주

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지난 칼럼부터 아래 P2P(Procure-to-Pay) 프로세스 단계별 업무를 알아보고 있다. 오늘은 구매요청 단계를 통해 공급사에 견적이나 제안서를 요청한 이후부터 발주까지의 단계를 이번 칼럼을 통해 정리해 보도록 하겠다.

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🔗입사 전 알아야할 구매 프로세스 ①, 구매요청

P2P 프로세스의 다섯 단계

① 구매요청(PR, Purchasing request)

② 발주(PO, Purchasing Order)

③ 입고(GR, Goods receipt)

④ 송장확인(Invoice verification)

⑤ 지불(Payment)

요청부서의 구매요청(PR)에 따라 구매부서에서 요청 내역을 검토하고 확정한 후 발주(PO)하기 전까지는 또 다시 크게 네 단계로 나눌 수 있다.

① 견적(입찰) 참여사 선정

② 견적(입찰) 프로세스 진행

③ 최종 공급사 선정

④ 발주(PO) or 계약

각 단계에 대하여 하단에서 자세히 알아보겠다.

구매요청(PR) 후 발주(PO) 사이의

네 가지 프로세스

① 견적(입찰)참여사 선정

요청한 품목을 취급하는 업체에 품목, 수량, 기간 등 기본정보를 공유하여 참여의사를 확인하는 과정이다. 참여가 가능한 업체를 최종 견적(입찰) 참여사로 선정한다.

이 과정에서 요청부서에서 선호하는 업체를 포함해 달라는 요구가 있을 수도 있다. 이러한 경우 구매요청 시 해당 업체의 정보를 미리 공유받은 후 예외 없이 동일한 프로세스로 진행한다면 공정성을 해치지 않고 진행할 수 있다.

② 견적(입찰) 프로세스 진행
1) 견적요청서(RFQ, Request for Quotation) 혹은 제안요청서(RFP, Request for Proposal) 발송

구매시스템이 있는 경우 시스템을 통해 진행하며, 또는 이메일을 통해 견적(입찰) 참여사에 제출이 필요한 양식을 첨부하여 요청서를 전송한다.

2) 질의응답

이 단계에서는 질의는 각 공급사에서 받되 질의에 대한 답변은 전 공급사에 공통으로 전달되어야 형평성을 유지할 수 있다.

3) 견적 및 제안서 수취

기한 내 업체가 제출할 수 있도록 독려하는 업무도 포함되며 이 과정에서 견적(입찰) 제출을 포기하는 업체를 미리 알고 있다면 이후 프로세스 진행을 조금 더 원활하게 할 수 있다.

부득이 하나의 업체를 제외하고 모두 미제출 혹은 미참여 의사를 밝혔다면 다시 견적(입찰) 프로세스를 진행해야 할 수도 있고 기간이 촉박하여 어려운 경우에는 공급사평가 최저점을 정해 그 이상인 경우에만 선정하도록 하는 방식도 있다.

4) 공급사평가

가격평가와 기술평가로 이루어진 공급사평가는 구매팀에서 최초에 셋업에 가장 많은 노력이 들어가는 부분이다. 가격과 기술평가 비율은 구매 요청부서에서 확정하지만 구매팀은 전사에서 공통적으로 사용하는 기준을 마련해야 하기에 구매기획 업무가 먼저 필요하기 때문이다.

크게 품목별로 나누어 보자면 단기적으로 계약하는 공산품의 경우 가격 100%, 장기적으로 계약하는 공산품의 경우 가격 50~90%, 기술 10~50% 범위가 되는데 이 차이는 해당 공산품이 생산에 주요한 아이템인지 아닌지에 따라 변동된다. 기술 평가에는 품질이 포함될 수도 있고 혹은 납기가 주요한 내용이 될 수도 있다. 주요한 품목의 경우에는 가격 30~80%, 기술 20~70% 정도 수준으로 나뉘며 적은 예산으로 진행이 필요한 비주요품목의 경우 가격의 비율이 올라간다.

공급사평가 단계에서 구매팀이 평가하는 요소는 가격과 공급사의 신용을 주요 요소로 평가한다. 특히 가격평가는 종합평가가 완료되기 전 구매 담당자 외에 절대 공유되어서는 안 되며, 신용평가의 경우 일정한 점수가 부여되거나 합격/불합격의 기준으로 삼는다. 구매시스템을 사용하고 있다면 이 단계가 조금은 간단해질 수 있으나 구매시스템에 익숙하지 않은 요청부서와의 소통이 필요함에 따라 시일이 많이 소요된다.

③ 최종 공급사 선정

종합평가가 완료된 내용을 토대로 내부 공유 및 의사결정을 받은 후 공급사 선정을 통보하게 된다. 이때에도 아직 발주(계약) 전 단계이므로 선정된 업체에는 우선협상대상자로서의 지위임을 명시하는 안내를 하는 것이 바람직하다. 신입 때 흔히 하는 실수 중 내부 의사결정 확정 전 종합평가 결과를 기준으로 선 발주하는 경우를 매우 조심해야 한다.

④ 발주(or 계약)

내부 의사결정이 완료되고 우선 협상대상자와 최종 발주(or 계약) 내용 협상이 완료되었다면 발주(or 계약)를 진행한다. 발주서에는 기본적으로 품목, 수량, 금액, 입고일, 입고장소, 입고방법, 대금정산방법 등이 작성되며 계약서처럼 자세한 내용이 작성되긴 어렵더라도 발주서 내에 거래 기본 원칙을 작성해 둠으로써 거래 위반 시 발생하는 위험을 감소시킬 수 있다.

계약서는 사내 표준계약서 혹은 공정거래위원회에서 제공하는 표준계약서 등을 사용할 수 있다. 사내 법무조직이 있다면 계약 전 법무조직의 프로세스를 추가로 진행하게 되며 이 과정에서 계약내용을 조율하는 부분을 구매담당자가 진행한다.

구매 프로세스 중 구매요청 이후부터 발주 전까지 단계에서 가장 많은 시간과 업무 리소스가 투여되게 된다. 이는 공정한 업체 선정을 위한 것뿐만 아니라 회사에 이익이 되는 업체 선정을 위해 반드시 필요한 시간이다. 또한 이 과정에서 많은 Internal customer와의 소통이 필요하기에 구매담당자에게는 의사소통 능력이 굉장히 많이 요구된다.

구매 시스템을 사용하지 않는 기업의 경우, 구매 담당자가 더 많은 의사소통과 업무를 처리해야 하므로 어려움을 겪을 수 있다. 이메일과 전화로 정보를 주고받는 과정에서 많은 정보가 공유되어 형평성이 저해될 수 있습니다. 기업이 컴플라이언스를 중요한 요소로 고려하는 만큼, 구매 담당자에게는 발주 전 외부와의 소통을 자제하고, 가능한 한 이메일을 통해 기록을 남기며 업무를 진행할 것을 권장한다.