입고검수는 어떻게 할까? ① 물품수령부터 대금지불까지

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관대한 집게 2024.09.27

최근 해외직구로 물건을 구매하는 경우가 굉장히 많아졌더라고요. 저도 광고를 보고 물건을 구매했는데 물건에 하자가 있어, 구매처와 씨름하며 결국 교환을 받기도 하였습니다. 일상생활에서도 그렇듯 구매 업무를 함에 있어서 입고검수는 정말 중요한 부분이기 때문에, 다뤄볼까 합니다.

입고검수란?

협력사는 발주된 품목을 발주서에 명시된 납기일에 맞춰 지정된 장소에 정해진 수량만큼 납품해야 합니다. 담당자는 이 납품된 품목을 일정한 검사를 통해 수령하게 되는데, 이를 입고검수라고 합니다. 입고검수는 대금지불의 근거가 되며, 이 과정이 완료되면 소유권이 협력사에서 자사로 이전되므로 신중하게 이루어져야 하는 거 알고 계시죠?

입고 검수의 프로세스

협력사가 납품을 할 때는 보통 납품서나 검사 성적서 같은 서류를 함께 제출하게 됩니다. 납품서는 수령서와 검수표로 나뉘어 있는데요~입고 시 담당자는 협력사로부터 물품과 납품서를 받으면, 납품서에 적혀 있는 품명과 수량이 실제 물품과 일치하는지 확인하는 과정을 거치게 됩니다. 문제가 없다면 담당자는 납품서에 수령인을 찍고, 수령서는 협력사에게 되돌려주게 되지요

그 후 물품은 검사를 위해 지정된 검사장으로 이동합니다. 검사장에서는 입고된 순서에 따라 입고검사가 진행되는데요. 만약 입고검수 결과 제품에 하자가 발견되면 계약서에 따라 협력사에 시정 조치를 요구하게 되고요. 상황에 따라서는 반품을 요청할 수도 있답니다.

검수 결과 문제가 없다면 담당자는 합격 처리하여 검수표를 자금 부서로 송부합니다. 자금 부서는 입고된 계약 건에 대해 대금지불을 진행하게 되죠.

입고 검수 시 주의점

입고검수 시 유의해야 할 점이 몇 가지 있습니다. 수령품이나 품번은 현장에서 바로 확인해야 합니다. 이미 수령된 물품과 혼동이 발생할 수 있기 때문입니다. 같은 이유로, 품명을 확인할 수 있는 라벨이 붙어 있지 않은 물품은 수령해서는 안 되겠죠?

또한 불합격품을 어떻게 처리할지에 대해서는 사전에 협력사와 구체적으로 협의해야 합니다. 불합격품을 처리하는 방법은 매우 다양한데요. 신규 물품을 반입하거나 현장에서 개선하는 경우도 있습니다. 상황에 따라 다양한 방법이 있기 때문에 사전에 협력사와 협의하지 않으면 이견이 생길 수 있으니 꼭 체크하셔야 합니다.

입고검수의 전산화

최근에는 ERP(Enterprise Resource Planning)나 구매 시스템을 많이 도입하여 입고검수 업무를 전산화해서 관리하는 경우가 증가하고 있습니다. 협력사에서 시스템에 입고 정보를 입력하면, 입고 담당자는 이를 확인하고 입고완료 처리를 진행합니다. 그 후 입고 데이터가 구매부서로 넘어가고, 구매부서는 월말에 해당 항목에 대해 세금계산서(Invoice)를 협력사와 주고받게 되는데요! 이렇게 발행된 세금계산서 정보는 다시 자금팀으로 넘어가고, 자금팀은 내용을 확인한 후 다음 달에 대금을 지급하는 순서로 진행됩니다.

이번 시간에는 물품수령부터 대금지불까지의 대략적인 흐름에 대해 정리해보았습니다. 다음 시간에는 입고검수의 방법과 불합격품 발생 시의 대처 방법에 대해 자세히 알아보도록 하겠습니다.