구매 담당자가 알아야 할 필수 서류 : RFI, RFP, RFQ

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산업공통

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외향적인 머그컵 2023.11.09

회사에서 구매업무를 진행하며 후배들을 위한 멘토링, 직무특강을 하고 있는 회사원입니다.

오늘은 매입과정에서 사용하는 주요 서류에 관해 이야기해보고자 합니다. 바로 RFI, RFP, RFQ 인데요. 구매업무 시 파트너사 선정과정에 해당 서류들을 활용하는 만큼 구매담당자 역시 해당 서류에 대한 전문성이 필요합니다.

1. RFI(Request For Information)

RFI는 건설, M&A, IT 등에서 많이 사용되고 있는 사전 정보요청서, 의뢰서입니다.

해당 사업 또는 프로젝트에 대한 정보를 제공하고, 회사의 대응 능력을 평가하기 위해 일반현황부터 재무현황, 인력현황 등의 자료를 요구합니다. 이는 사업에 진입하기 위한 최소한의 장벽으로, 신규 사업자에게는 진입의 문턱을 높여주고, 기존 사업자에게는 경쟁을 제한하는 역할을 합니다.

실제 제안에 투입하게 되면 내부인력 비용부터 관련 부서들의 시간 등이 소모되는 만큼 서로 간의 사전 검토가 이뤄집니다.

또한, 회사 별로 제공되는 양식과 자료가 다르므로 사전검토가 잘 이뤄져야 하며 최초 작성 시에는 매출처에서 제공된 자료들을 바탕으로 초안을 잡으면 견적서 작성 시 시간을 절감할 수 있습니다.

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[정보제공요청서(RFI) 양식]

(출처 : 나라장터 RFI 공고)

RFI 활용 Tip,

경쟁사 정보 등 RFI에 포함된 내용 중 필요한 정보를 통해 벤더풀 확보 등으로 활용할 수 있습니다. 양식은 구매팀에서 조정이 가능합니다.

2. RFP(Request for Proposal)

RFP는 사업에 진입하기 전 비용이 가장 많이 소모되는 제안요청 과정입니다. RFP에는 참여제한조건, 관련 제안서 작성방법 등이 적혀있습니다.

실제 플랜트, EPC 관련 사업 등에서는 제안 설계 과정에서 많은 비용이 발생하기 때문에 실주한 기업들에 제안비용을 제공하기도 합니다. 글로벌 벤더들의 경우 수천억, 수조원 대 건설이 이뤄지는 만큼 RFP과정은 매우 중요합니다.

더불어, 업무 중 RFP를 배포할 때에는 중립성이 가장 중요합니다. 특정 파트너사에 치우쳐질 경우 제안과정에 있어서 단가적 합리성을 확보하지 못하거나, 비용이 과다하게 지출될 수 있는 만큼 회사 별 표준 RFP 준수 및 관련 내용 검토가 필요합니다.

뿐만 아니라 제안까지 어느 정도 시간이 필요할지, 예가에 대한 검토 등 구매 담당자들은 입찰 전 사전 검토가 필요하며 회사의 수주 또는 이익과 직결된 만큼 면밀한 관리가 필요합니다.

[RFP 참가자격 예시]

(출처 : 나라장터 공고)

RFP 활용 Tip,

RFP에는 외부로 노출되면 안되는 자료가 있을 수 있으므로 비밀유지계약 등을 체결하는 것이 좋습니다. 또한 담합 등의 윤리서약을 진행하거나, RFP 수령 후 포기사의 경우 페널티를 부여하는 것이 좋습니다. 그 이유는 관련된 사업정보만 받기 위해서 RFP 과정에 참여하는 경우도 많기 때문입니다.

3. RFQ(Request For Quotation)

RFP가 배포된 이후에는 관련 파트너사에게 제안하는 과정이 벌어지는데요. 평가하는 과정에서 평가항목에 대한 과락이 발생하는지, 가격제안 과정에서 담합이 벌어지지 않았는지, 부적절한 파트너사가 참여하지 않았는지 등의 검토가 충분히 이루어져야 합니다.

또한 견적 과정에서 파트너사 간 담합이 이뤄지지 않도록 정보의 제한 및 현장 설명회 간 명함교환 금지 등의 제한을 두기도 합니다. 그러나 이미 주요 입찰사가 정해져 있는 일부 업계의 경우 알려주지 않더라도 알음알음 다 알기도 합니다.

실제 견적 참여과정에서 부적절한 파트너사(자격 미달, 이슈)로 인하여 사업이 제한되거나 재입찰 등의 경우가 발생하기도 하여 시간을 절약하기 위해서는 사전에 구매담당자의 적극적인 참여가 필요합니다.

여러분의 회사 입찰에 필요한 서류들과 유사할까요?
고객사에서 작성되는 자료들은 주로 대외비이므로 인터넷에서 찾을 수 있는 자료들로 작성하였습니다. 또한 다소 친숙하지 않은 용어와 설명들이 많았을 것 같은데요.

여러분은 업무 중 어떻게 RFI, RFP, RFQ 파악하시는지 의견 달아주시면 감사하겠습니다.

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