슬기로운 구매생활 [협력업체평가]

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조그만 박스 2023.10.31

‘답정너’를 아십니까?

'답은 정해져 있고 너는 하기만 하면 돼!'

한때 인터넷에서 '답정너'라는 신조어가 있었다. 정해진 결과에 짜 맞춰 진행만 하면 된다는 의미인데, 협력업체 평가를 할때마다 나는 이 단어를 머리속에서 떨쳐버릴 수가 없었다.

회사는 협력업체 평가를 언제 하는가?

사실을 내가 소속된 회사들은 상황상 ‘공개입찰’보다는 후보군 몇 군데를 선정하고 업체평가를 통해 계약을 성사시키는 프로세스가 대부분이었다.

그러면 공개입찰 없이 잠재적인 협력업체를 어떻게 발견하였을까? 보통 업체와 접촉하는 경우는 다음과 같다.

협력업체 소싱 방법 3가지
1. 연구소가 추천한 업체
2. 인터넷이나 미디어를 통해 발견한 업체
3. 회사내 관계자를 통해 소개받은 업체

위의 상황에도 알 수 있듯 회사 내부관계자라는 이해관계가 얽혀 있기 때문에 사실상 답은 정해져 있기 마련이다. 특히 1번의 경우 기술적인 요소가 들어가 있어, 대안업체를 쉽게 찾지 못하는 상황이 발생하기도 한다.

‘협력업체평가’의 종류

그럼에도 불구하고 협력업체평가는 매년 구매팀의 KPI로 지정되어 있으며, 구매팀 내에서도 최대한 많은 자원을 활용해 ‘업력업체평가’를 시행하려 한다. 우선 가장 강조하고 싶은 것은 협력업체 평가는 ‘전사적 행위’이다. 물론 구매팀에서 평가대상 회사의 재무상태나 공급리스크를 확인하는 것이 맞지만 품질, 기술적인 부문 평가도 필요하기 때문에 평가 시 타 부서와 같이 수행해야 공평하고 신뢰 있는 결과로 이어질 수 있다.

보통 협력업체평가는 ‘신규평가’와 ‘정기평가’로 나눠질 수 있다. 내가 소속된 회사는 신규평가시 구매팀, 품질팀, 연구소가 동행을 하며, 정기평가 시에는 연구소는 빠지는 형태로 진행하였다.

신규업체평가의 각 팀별 평가 항목은 다음과 같다.

구매팀: 회사 재정의 건전성, 공급 관련 Risk 파악, ESG경영 실태 파악
품질팀: 품질경영상태, 사내 출하검사 수준 확인
연구소: 특허, 장비, 기술력, 연구소 인원 및 역할 확인

이 세 부서가 각자 항목을 만들어 점수를 평가한 후 최종적으로 누계점수를 내는 방식으로 협력평가를 진행한다.정기업체평가는 보통 1년 이상 거래를 진행한 업체를 대상으로 진행해야 되기 때문에 그동안의 실적을 평가한다. 그래서 신규업체보다는 간략하게 평가하는 경우가 많다.

평가 후에는 집계된 점수로 등급을 3개 혹은 4개로 나눈다 A등급의 경우는 회사 보상을 줄 수 있는 제도(개발우선, 결제조건 변경 등)를 마련하고 있으며 C, D등급의 경우는 경고조치 및 페널티를 줘서 다음에는 좀 더 좋은 결과를 낼 수 있도록 독려하는 행위를 한다.

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핵심은 RISK 관리

그러면 협력업체평가를 하는 주된 이유는 무엇일까?

내가 판단하기에 가장 주된 이유는 바로 리스크 관리이다. 리스크는 우리가 알고 있는 상황에서는 잘 나타나지 않는다. 우리가 모르고 있을 때 작은 리스크가 눈덩이처럼 부풀어올라 돌이킬 수 없는 상황이 되는 경우를 많이 경험하였다.

단순히 업체를 방문하는 것이 아닌, 현재 내가 속한 회사와 거래에 큰 문제가 없는지 파악하는 것이 더 현실적이다. 특히 구매팀은 정형화된 업체평가 외에 좀 더 자세히 알아봐야 할 경우들이 있다. 이번에 방문했을 때 보니 그동안 계셨던 공장장님이 안 보이신다든가, 회사가 건물 하나를 임대를 주고 있다, 직원들의 표정이 좋지 않다. 이런 부분들도 잘 캐치하여 회사에 문제를 유추하고 거래함에 있어서 결단을 내리도록 해야 한다.

꼭 거래를 중단하기보다는 회사가 도울 수 있는 부분을 모색하는 것도 협력업체평가에 의해 파생되는 선순환이라 할 수 있겠다. 앞으로는 협력업체평가를 단순히 연례행사라는 생각보다는 평가를 통해 회사를 좀 더 통찰력 있게 보고 위험을 파악하여 지속적인 거래의 토대를 마련하는 자랑스러운 구매인이 되길 기원한다.

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