안녕하세요. IT회사에서 구매업무를 진행하며 후배들을 위한 멘토링, 직무특강을 하고 있는 회사원입니다.
'구매'라는 업무는 회사의 비용을 사용하다 보니 업무 시 다각도로 고려 및 검토가 이루어집니다. 그룹사의 경우 그룹감사, 내부에 감사팀이 있을 경우 내부감사, 공정위 등을 고려하여 업무가 진행될 수 밖에 없습니다.
더불어 회사의 규모가 커질수록 계약에 대한 검토와 근거자료 등이 많아질 수밖에 없다고 생각합니다. 아무래도 사용하는 금액이 커지다 보니 관련 업무가 많아질 수밖에 없다고 생각하지만 업무를 급하게 처리해야 할 때는 어려운 점이 많습니다.
또한, 계약을 진행할 때에는 한 가지 방식이 아닌 다양한 방식으로 이루어지는데요. 오늘은 계약을 진행하는 방식에 대한 이야기를 해보고자 합니다. 크게 보았을 때 계약의 방식은 4가지(수의계약, 입찰, 연단가, 기타)로 정리할 수 있다고 생각합니다.
1. 수의계약
수의계약이란 경쟁계약에 의하지 않고 적당한 상대방을 임의로 선택하여 맺는 계약의 방식입니다. 저는 비교견적도 수의계약에 포함된다고 생각합니다. 따라서 수의계약은 구매 업무 중 가장 많이 사용되는 계약방식이라 할 수 있습니다. 대부분의 수의계약은 구입 물품의 금액에 따라 입찰금액(하단 예시 기준 4억원 등) 이하 일 경우 사용됩니다. 또한, 긴급성(납기), 특이성(지정 유통사, 밴더 등) 등을 고려하여 계약을 체결되는 경우를 말하기도 합니다.
수의계약은 입찰절차의 간소화로 인한 편의성은 있으나 구매담당자 및 관련 부서의 편리함은 언제나 RISK로 돌아올 수 있음을 유념해야 합니다. 더불어, 비교견적 후 일률적인 NEGO는 위험하다는 것을 다들 알고 계시죠?
일반(공개)입찰, 지명입찰, 제한입찰 등으로 불리는 입찰은 견적 후 NEGO가 어려운 구매방식입니다. 기술 협상과정에서 NEGO가 가능하기는 하나, 관련 근거자료 및 증빙자료가 필요하며 관련 RFP, 시방서 등 입찰 준비과정이 필요합니다.
일반 입찰의 경우에는 입찰 참여에 대한 제한이 없고, 지명과 제한입찰의 경우 조건이나 특수성을 고려한 지정방식으로 이뤄지기에 해당 솔루션을 가지고 있거나 해당 업무를 수행가능한 기술력을 가지고 있는 경우가 많습니다.
일반경쟁입찰의 경우 공정성과 다양한 견적을 받아볼 수 있다는 장점이 있으나, 기간확보와 파트너사들에게 해당 정보를 볼 수 있도록 관련 체계가 갖춰져 있어야 합니다. 그러나 부적격업체의 참가로 인한 경쟁 간의 문제가 발생할 수 있기 때문에 기간고려를 잘해야 합니다.
제한/지명 경쟁 입찰의 경우에는 제한기준에 따른 공정성 확보가 어려울 수 있으므로 관련 근거 준비가 필요합니다. 그리고 품목에 따라 가격 100%, 가격 +기술 등을 고려해야 합니다. 통상 RFP, 도면 등의 관련 자료는 대외비인 경우가 많으므로 나라장터에서 관련 규정을 검토하거나, 알음알음 물어서 조사하곤 했습니다.
3. 연단가 사업에 안정적인 이익확보가 가능하도록 품목(공종)에 대한 물량을 보증하고 특정 단가에 납품(제공)하도록 하는 방식입니다. 물량 산정에 대한 기준이 필요하며, 유관 부서와 물량을 논의하고 사업에 대해 논의할 수 있도록 방향설정이 중요합니다. 회사에 따라 방법에 다소 차이가 있을 수 있습니다.
4. 기타 기타 방법으로는 한시성 단가, 특가 등 사업에 따라 운용되는 방식입니다. 이러한 기타 계약 방식 중 단가 데이터를 활용하여 단가를 관리하고 있는 구매담당자들께서는 다음 담당자가 오해하지 않도록 근거를 유첨해 주시면 더욱 좋습니다.
지금까지 저의 경험을 바탕으로 구매담당자의 계약방식에 대해 4가지로 정리해 보았습니다. 칼럼을 읽으시는 많은 구매담당자분들도 공감이 되셨는지 모르겠습니다. 여러분들이 사용하고 있는 계약과 구매방식이 더 있다면, 편하게 이야기해 주세요!
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