슬기로운 구매생활 [수불관리]편

자재/재고
시스템
4~9년
산업공통

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조그만 박스 2023.07.19

수불부란 무엇인가?

직장생활 초년기에 유난히 많이 들었던 단어가 있었다. ‘수불부[受拂簿]’ 한자로 풀어보면 ‘받을 수’에 ‘떨칠 부’ 문자 그대로 자재 입출고를 정리한 것으로 실무적으로는 재고현황 확인의 기초 자료로 쓰이며 연말에 회계감사를 위해 제출하는 자료 중 하나이다. 현재 대부분 회사에서는 ERP를 사용하고 그 안에 수불기능이 있으므로 업무에 큰 비중을 차지하지는 않겠지만, 아직까지 ERP도입이 안된 회사나 수불부의 기능 및 활용법을 알고 싶은 분들을 위해 수불관리의 본질 기능 및 활용법을 전달하고자 한다.

내가 생각하는 수불부의 기능은 크게 두 가지로 분류된다.

첫째, 자재의 입고와 출고가 정확히 기록되었는지 확인의 역할이다.

종종 이런 경우가 있다. 월말재고는 100개로 현 재고와 맞지만 수불부를 확인해 보니 10일에 100개가 출고되었고, 15일에 200개가 입고되었던 것이다. 이런 오류를 찾아낼 수 있는 것이 ‘수불부’이다. 원인은 여러가지일 것이다. 입고처리를 늦게 했던지, 선입고를 했던지 등… 하지만 세무감사때 지적사항이 되므로 이런 현상이 발생하지 않도록 수불부 모니터링이 종종 필요하다.

둘째, 적시 입고 여부 확인의 역할이다.

기초재고가 하나도 없다는 가정하에 생산계획은 5월인데, 입고는 2월에 되었다. 타당한 이유도 있겠지만 단순 담당자의 실수라면 회사 입장에서는 재고 및 창고비용을 낭비한 것이다. 상급관리자들은 이런 부분을 언급하여 담당자들이 같은 실수를 하지 않도록 독려해 주어야 할 것이다.

위에서 본 사례처럼 수불부의 기능은 마치 구매팀보다 감사팀에게 더 유용한 것처럼 보인다. 실제로 많은 회계감사에서 수불부를 지표 삼아 구매팀에게 해명을 요구하는 경우도 있다. 나 또한 그런 것으로 많은 스트레스를 받았고 자료 수정을 위해 정리하려고 며칠 밤을 새워 일한 경우도 많다.

수불부를 활용하자!

하지만 이런 행동을 ‘낭비’라고 생각하지 말았으면 한다. 나는 이 수불부를 활용해 “총괄적인 재고관리 업무를 컨트롤 할 수 있는 기회를 삼았으면…” 하는 마음으로 엑셀을 이용하여 간단한 서식을 만들었다.

상기 표는 첫번째 근무한 회사에서 수불부를 이용하여 확장업무를 할 수 있게끔 만들어준 양식이다.

우선 ‘입고, 출고, 재고’라는 기본적인 수불부 형식에 계획(Order 접수)이라는 항목을 넣어 흡사 MRP프로그램과 유사하게 꾸며 보았다. 담당자가 계획을 입력하면 현 재고와 자동적으로 계산되어 발주 유무에 대한 결론이 도출되도록 수식을 꾸몄다.

추가적으로 언급하자면 재고는 두 가지로 분류되는데, 하나는 현재 상황을 그대로 보여주는 ‘현 재고’와 이후 계획까지 반영된 ’출고 재고’가 있다. 구매팀에서는 출고 재고를 이용하여 추가 발주의 유무를 확인하지만 만일 예상치 못한 불량이나 긴급 주문이 왔을 때는 현 재고를 파악한 후 즉시 대응의 가능 여부가 확인되기에 두 가지 항목을 전부 표현해 주면 좋다.

그리고 A/S, 여유분, 불량수량들을 따로 기록하여 추후 불량률, 실판매수량 등을 파악할 수 있다.

나는 이 양식을 운용하며 연말 보고 자료를 이것으로 대체하였다. 물론 이 양식을 관리하는 데에는 많은 공수가 들어간다. 그래서 그것 또한 업무의 부하로 이어질 수 있다.

하지만 만일 전산 프로그램(예:ERP등)이 아직 정착이 안되어 있고, MRP나 수불부의 개념을 이해하고 싶다면 이와 같은 엑셀 양식을 구축해보는 것을 추천한다. 위 양식도 분명 부족한 부분이 많고, 추가적으로 도입해야 할 기능이 많지만, 나는 이것을 만들며 재고관리 개념이 많이 성장하였다고 말할 수 있다.