구입품 납기는 어떻게 관리해야 할까?

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관대한 집게 2023.03.02

구입품 납기는 어떻게 관리해야 할까?

회사의 규모나 성격은 다르지만 모든 구매에는 납기가 존재한다는거 알고 계시죠? 이 납기를 지키는 것은 구매직무의 주요 업무이고 신용과도 직결되는 일이기에 간과할수 없는 부분임은 잘 알고 계시리라 생각합니다. 구매는 생산라인의 초입과 같은 부분이라 구입품의 납기가 지연되면 생산 부서의 생산 계획에 차질이 생기기 때문에 매우 중요한 부분인데요. 따라서 구매부서에서는 적절한 시기에 납기를 철저히 관리하여 납기지연으로 초래되는 문제들을 사전에 방지해야 합니다

기본적인 납기 관리는 약속한 날짜와 시간, 지정된 장소에 구매부서에서 거래처에 발주한 물품이나 서비스가 문제없이 입고될 수 있게 하는 활동입니다. 구매부서에서는 물품이 단순히 도착하였다고 관리가 끝난게 아니라 도착한 물건의 품질과 수량이 사전에 계약된 것과 다르지 않은지 확인하고 입고여부를 결정하는 업무까지가 납기관리 업무라 할 수 있습니다.

납기관리는 생산일정에 따라 예측생산과 수주생산이 다르게 관리됩니다. 예측생산은 대략적인 생산일정만 잡힐 뿐 정해진 납기일이 없는경우가 많기에 생산이 결정되었을 때는 빠르게 소통하여 거래처와 협의하고 최대한 생산일정을 맞추도록 조율해야 합니다.

상황에 따라 납기를 독촉해 효율을 높이도록 관리가 필요해요.

수주생산은 납기일이 정해져 있는 만큼 그 시간 안에 물품이 도착하도록 관리하는 것도 필요하지만, 내부 상황에 따라 생산일정을 최대한 앞당길 수 있도록 납기를 독촉해 효율을 높이도록 관리해야 하는 경우도 있습니다.

사실 어찌보면 거래처에서 수주품의 납기를 지키는 것이 당연한 일이지만, 여러 내부적·외부적 요인에 따라서 납기가 지연되는 경우도 많은 것 같습니다. 거래처 설비에 문제가 생겼다거나 코로나로 인해 공장 가동이 중단된다는 등 내부요인이 있을수 있고, 신규로 계약하게 된 거래처가 능력밖의 계약을 하고 능력부족으로 계약 수행이 불가한 경우도 종종 생깁니다.

아시아나 항공 도시락 사태처럼 예상에 없던 무리한 발주로 인해 물동대응과 인력부족으로 납기일이 지연되는 경우도 있습니다. 이 사례의 결과는 기업 이미지와 서비스 전체에 막대한 손실로 이어졌기 때문에 간과해서는 안될 부분입니다.

이외에도 갑작스런 생산 계획이나 설계의 변경, 정책 변경으로 인한 지연 등 여러 요인이 있기에 거래처와 구매부서의 꾸준한 소통은 필수적입니다.

구매부서에서는 위와같은 사례를 포함해 납기 지연의 징후를 면밀히 관찰하고 확인되는 즉시 방지할 대책을 세우는 것이 현명합니다. 이런 상황에서 구매부서는 거래처와 현 상황에 대한 진행여부를 계속 확인하면서 납기일에 맞추는것이 불가하다고 판단될 경우 상황공유를 통해 다음 대책을 세워 문제의 확산을 방지해야 합니다. 대부분의 거래처는 시간을 끌고 끌다 기일에 임박해 납기일 지연을 공지하고, 납기 지연상황을 공유하려 하지 않는 경향이 많습니다. 구매팀에서 거래처와의 지속적이고 끊임없이 원활환 소통을 통해 이러한 상황을 예측할 수 있어야 하고 미리 확인하는 작업이 중요합니다.

[위클리바이블]사진5_인사이트_칼럼1.png 납기지연되는 거래처는 과감한 결정과 패널티를!

거래처의 납기일 준수만 있어도 한결 편해질 수 있는 구매부서의 업무 특성상 계속되는 납기지연으로 업무흐름을 방해하는 거래처에 대해서는 여러 감시와 개선활동을 수행해야 합니다. 갑을 관계에 따라 발만 동동 구르는 경우도 있을 수 있지만 때론 과감한 결정과 패널티 부여가 장기적 관점에서의 성과도출에 유리하게 작용할수 있다는 점도 염두해 두셔야 할 것 같습니다.

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