구매 관련 신입이 많이 하는 실수

구매실무
협력사관리
0~3년
산업공통

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외향적인 머그컵 2023.02.15

안녕하세요. IT회사에서 구매업무를 진행하며 후배들을 위한 멘토링, 직무특강을 하고 있는 회사원 입니다.

구매에 대한 오해와 현실에 대한 이야기에 이어, 세 번째 주제로

구매 관련의 신입사원들이 어려워하거나 많이 하는 실수에 대해 이야기해 보고자 합니다.

구매업무 특성은 크게 3가지로 나뉜다고 봅니다.

자율적인 업무에 따른 높은 책임감 → 개별 업무 관리 필요성

협업부서와의 소통 → 영업, 수행부서 등과 지속적인 소통 필요성

파트너사 관리 → 요청받는 납기, 품질 등에 따른 관리 필요성

이러한 특성들로 인해 발생하는 몇 가지 에피소드가 있습니다.

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노1.png 개별 업무 관리 필요성

본인의 업무에 관한 개별적인 관리가 필요한 케이스로는 선급금, 기성금 등 지출에 대한 관리 실수가 종종 발생됩니다. 가장 많이 발생하는 문제는 하도급과 청구에 관련된 이슈인데요.

고객사로부터 지불받은 금액(비율)만큼(기성금은 요청 방식에 따라 다를 수 있음) 동일하게 내려보내야 하기에 계약일자, 수금 일자 등의 개별적인 관리가 필요합니다.(간혹 놓치게 되면 지연이자 발생 및 재발방지 대책 등의 반성을 하고 있는 자신을 발견할 수도 있습니다.)

그 외에도 구매품의, 계약기간 요청받은 것을 놓친다든가 등의 부록이 있습니다. 이런 일들을 예방하기 위해서는 회사에 있는 시스템, 선배들의 관리 노하우 등을 통해서 배우며 발전해 나가는 것이 가장 좋습니다. 저는 발주내역과 지급시기, 증서발급 등을 엑셀로 정리하여 관리하고 있습니다.

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노2.png 영업, 수행부서 등과 지속적인 소통 필요성

구매 업무의 경우 다양한 부서와 협업이 필요하기에 도움을 주거나 받기도 합니다. 대부분, 내부영업이라고 표현을 하는데 업무를 긴급하게 진행하다 보면 실수도 종종 발생합니다.

예를 들어 '영업에서 네고를 다 해 온 것이므로 그냥 진행해 달라', '동일한 가격이다' 라고 요청받아 구매를 긴급하게 진행하고 나서 비싸게 주고 샀다는 것을 추후에 알게 될 때는 눈앞이 깜깜하기도 합니다.(몇 번 당하고 나면 아무도 믿지 않는 구매인으로 적응하고 있는 나의 모습을 보게 됩니다.)

그렇지만 저 역시 긴급하게 납기 조정 등을 요청하기 위해 타부서와 도움을 주거니 받거니 하고 있기도 합니다,

유경식_구매실수_관계.png

노3.png 요청받는 납기, 품질 등에 따른 파트너사 관리 필요성

마지막으로 파트너사와의 소통입니다. 내 업무를 진행하기 위해서는 파트너사와 라포를 형성하는 것이 굉장히 중요합니다. 앞서 말한 요청받은 품목을 복사, 붙여넣기 하는 과정에서 간혹 빼먹거나, 수식이 잘못 붙여진다거나, 구매품의 누락이 발생한다거나, 불량품이 발생한다거나 하는 등의 상황이 발생할 수 있습니다.

평상시 파트너사와 소통이 어느 정도 되어 있다면 파트너사에서 확인요청이 들어와 도움을 받을 수도 있습니다.
저 역시 처음 신입 당시 복사+붙여넣기 실수로 인하여 잘못된 발주를 진행할 뻔했던 경험이 있습니다.
업무를 배우는 과정이었기에 cc에 걸려있던 선배님의 견적 재확인으로 인하여 무사히 처리하였지만 휴가를 갔다가 식은 땀을 흘렸던 기억이 있습니다. (더블체크를 하는 습관이 생긴 아주 좋은 경험이었습니다)

업무를 진행하다 보면 이런저런 에피소드가 발생하지만, 예전에 비해서 그러려니 하는 제 모습을 보면 참 웃기기만 합니다. 선배분들이 부처님 같아 보이기도 하고요 ㅎㅎ

'시간이 약이다' 라는 말 밖에 후배님들에게 전달할 수 없지만, 이미 모두에게 지나간 과정이니 천천히 답습하며 함께 즐길 수 있는 그 날이 빨리 오길 빕니다. 구매 특성상 비용과 관련되었기에 사고가 나기 전에 확인 또 확인하는 습관을 가지고, 사고 발생 시 바로 바로 보고하는 습관을 통해 문제를 최소화하는 것이 가장 좋습니다.

구매 선후배님들의 에피소드와 노하우는 언제든지 댓글로 부탁드립니다.🙋‍♀️🙋‍♂️

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외향적인 머그컵 | 유경식 칼럼니스트

가볍게 발을 들였으나 성격상 끝장을 보고 있는 사나이 운동하는 회사원

IT DT,EPC,신사업

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탐

탐스러운 소금 · 2023.02.15

사람마다 차이는 있겠지만, 아무래도 신입시절엔 업무중요도 파악이 힘들어서 생기는 실수들도 많은 것 같아요. 몰아치는 파트너사 관리.. 유관부서 협업 등 우리가 맡고있는 다양한 롤 중에서도 우선순위를 좀 정하고 일을 해야 하는데, 신입들은 그런게 어려운 거 같더라구요.

외향적인 머그컵 (작성자) · 2023.02.19

말씀하신 내용이 맞습니다
시킨 일 쳐내는 것도 벅찰 꺼 거든요

외향적인 머그컵 (작성자) · 2023.04.09

신입들에게 적당한 텐션을 유지할 수 있도록 하는 것도 참 쉽지 않은 문제인거 같습니다 ㅎㅎ

조그만 박스 · 2023.02.20

어디까지 혼자 처리하고 어디서 부터 보고해야 하는지... 메뉴얼로 정해지지 않은 이런 부분에서 신입들이 힘들어하는 것 같습니다. 수많은 변수 속에서 경험으로 습득하고 있는 신입분들을 응원 합니다^^

외향적인 머그컵 (작성자) · 2023.04.09

구매는 사건사고가 많다보니 처음부터 잘 알려줘야하지만 업무 특성상 도제식 교육인게... 아쉽죠ㅠ

외향적인 책장 · 2023.02.20

좋은 글이네요.. 저도 어느덧 선배쪽에 가까운 연차가 되버린 것 같습니다.. 신입직원들이 가끔 실수를 만회하고자 선배나 보고라인에 사안을 공유하지 않고 어떻게 해결 해 보려다가 문제를 더욱 키우고 간단히 처리할 수 있는 타이밍을 놓치는 경우를 종종 봅니다. 책임감과 부끄러운 상황을 피하려는 마음이 합쳐져 생기는 상황인것 같습니다..^^