너무나도 바라던 구매직무의 시작, 

어떻게하면 잘 준비할 수 있을까?

이미 자기소개서, 면접을 준비하기 위해 구매프로세스에 대해 매우 높은 이해도가 있을 것이라고 생각한다. 기본적인 구매프로세스와 더불어 내가 일하는 조직의 프로세스를 이해하는 것이 중요하다. 

일반적으로 구매프로세스는 P2P(Procure-to-Pay)로 간략히 정리되는 프로세스를 반복적으로 이행한다고 볼 수 있지만 기업마다, 프로젝트마다 구매직무자가 각 프로세스 단계에서 수행해야 할 업무는 천차만별이다.

먼저 P2P 프로세스는 크게 다섯 단계로 나눌 수 있다. 

① 구매요청(PR, Purchasing request) 

② 발주(PO, Purchasing Order) 

③ 입고(GR, Goods receipt)

④ 송장확인(Invoice verification)

⑤ 지불(Payment)

앞서 나열한 다섯 단계 중 각 프로세스에서 구매 담당자가 해야할 업무에 대해 상세히 알아보자. 이번 글에서는 먼저 구매요청(PR, Purchasing request)에 대해 알아보려 한다.

구매요청(PR, Purchasing Request)               
각 부처에서 구매 요구사항이 발생하면 구매팀으로 구매요청을 한다. 

반복적으로 구매하는 품목 혹은 규격에 특이사항이 없는 품목의 경우 다음 프로세스로 쉽게 넘어갈 수 있다. 그러나 새로운 품목 혹은 프로젝트의 경우에는 구매요청 시 작성되는 견적요청서(RFQ, Request for Quotation) 혹은 제안요청서(RFP, Request for Proposal)등을 꼼꼼히 살펴보고 수정/보완이 필요한 부분에 대해서 적절한 의견을 줄 수 있다.

사내 시스템 개발 용역을 구매한다면?

구매요청 단계에서 구매직무자가 검토할 RFP(제안요청서, Request for Proposal) 내용에 대해 사내 시스템 개발 용역을 예로 상세히 설명해 보겠다. 사내 시스템은 말 그대로 회사를 운영하기 위해 필요한 시스템으로 대표적인 것으로는 ERP가 있다.

사내 시스템 구축 개발용역 요청이 왔을 경우 크게 확인해야 하는 것은 시스템 구축환경과 요구사항 정의서이다. 

① 시스템 구축 환경

해당 시스템을 On-Premise 또는 Cloud방식 중 어떠한 환경에 구축할 것인지를 말한다. 구축 환경에 따라 시스템 설계 용역의 기간이 달라지고 서버, 라이선스 수량 및 계약방법 등이 달라지게 된다. 

② 요구사항 정의서

시스템이 운영되는 프로세스를 정의한 문서로 요청부서에서 사용하고자 하는 시스템의 도면이라고 볼 수 있다. 요청한 내용이 해당 정의서에 잘 포함되어 있는지 뿐만 아니라 가능하다면 일반적인 시장에서 운영되는 시스템과 상이한 부분도 확인할 수 있다면 좀 더 프로세스 기간을 단축할 수 있다. 

개발용역 계약의 주요 항목은 라이선스/구축인력/유지보수로 구성되는데 시스템 구축환경과 요구사항 정의서가 큰 영향을 미친다. 결국 아래 항목을 어떻게 선택하느냐에 따라 전체 계약 기간 및 금액이 크게 좌지우지된다.

개발용역 계약의 주요항목

① 라이선스 : 영구라이선스 vs 구독라이선스 (단년 vs 다년계약)

② 구축인력 : 투입인력(설계>개발 vs 설계<개발), 상주여부, 개발자 등급

③ 유지보수 : 무상유지 보수기간, 다년계약에 따른 할인율

또한 요청 부서에서 구축하고자 하는 시스템 혹은 서비스에 대해 정확하게 설계하기 어렵거나 혹은 시장 확인이 필요하다면 구매 프로세스 시작 전 정보요청서(RFI, Request for Information)를 제안하여 RFP의 보완을 요청할 수도 있다. 

추가적으로 이 단계에서 이후 구매 프로세스를 진행하는 것에 문제가 없는지 확인하기 위해 예산 승인 여부도 빼놓지 말아야 할 요소이다. 모든 프로세스를 마치고 계약하는 단계에서 비용승인이 나지 않아 계약을 하지 못하는 일이 생기지 말아야 하기 때문이다.

근무하는 기업의 환경과 조직구조에 따라 상기와 같이 구매요청단계에서 구매담당자가 매우 깊게 연관되어 있는 경우도 있고 이미 구매위원회를 거쳐 확정된 이후에 요청이 오는 경우는 RFP 이후의 프로세스부터 본격적으로 시작되기도 한다.  

수정과 보완을 거쳐 최종 구매요청이 확정된 후 구매 발주가 이루어지기까지의 과정은 다음 칼럼인 ‘입사 전 알아야 할 구매프로세스 ②’를 통해 상세히 기술하도록 하겠다. 

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