건설업 자재구매 업무 방식의 차이와 개선점 제안

구매실무
공급망관리
4~9년
건설/건축

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한결같은 스탠드 2024.09.19

지난 칼럼에서 건설산업의 자재 구매 업무 범위를 크게 [실행예산 관리], [구매 관리], [자재 관리], [협력업체 관리]로 크게 4가지 분야로 구분하였습니다.

금번 칼럼에서는 최근 5개 건설사를 인터뷰하면서 발견한 차이점을 살펴보고, 이를 바탕으로 구매 담당자의 입장에서 업무 개선안을 제안하고자 합니다.

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🔗5개 건설사를 종합해 본 건설산업 자재구매 업무의 범위

1. 업무 분야에 따른 건설업 자재구매 업무방식의 차이점

① 실행예산 관리

다른 산업과 마찬가지로 건설구매 업무의 시작은 ‘무엇을 얼마나 구매할 것인가’부터 시작합니다. 건설 현장은 설계도서를 기준으로 공사를 실시합니다. ‘설계도서’에는 무엇을 얼마큼 살 것인지 내포되어 있습니다. ‘실행예산’은 이러한 설계도서를 자재∙노무∙경비로 수치화시킨 것입니다.

이번에 인터뷰한 건설사 모두 구매부서는 실행 예산 작성 부서의 실행예산 작성에 크게 관여하지 않았습니다. 구매부서에서 먼저 업로드 한 자재 표준단가를 실행예산 부서가 확인하는 시스템이 전부였습니다.

② 구매 관리

구매 관리는 현장의 구매요청 접수부터 계약까지 이르는 과정입니다. 당사를 포함한 6개 건설사의 구매 관리 업무 비교시 구매를 접수하는 과정에서 차이를 보였습니다. 3개 건설사는 현장의 구매 요청을 본사 구매부가 다이렉트로 접수하였으며, 나머지 3개 건설사는 공정을 관리하는 기술부서나 예산부서를 거쳐 구매부에 접수하는 구조였습니다.

1) 구매요청을 구매부가 바로 접수하는 건설사

사전에 실행예산을 승인받는 단계에서 어떤 사양을 구매할 것인지 기술부서와 예산부서의 승인을 받았으며, 또 별도의 검토가 없더라도 표준 규격 자재를 구매하기 때문에 추가적인 검토는 필요 없다는 것이었습니다.

2) 구매요청을 기술/예산부서를 거쳐 접수받는 건설사

사전에 승인받은 실행예산은 공정 전반에 대한 검토가 우선이기 때문에 개별 구매 사양의 검토가 미흡하여 개별 구매건에 대한 추가적인 검토가 필요하다는 것이었습니다.

계약업체를 선정하는 업무도 단가계약과 건별 입찰 등 건설사별로 선호하는 방식에 차이가 있었으며, 전결 규정도 금액별로 차등을 두되 구매 요청 접수에 비중을 두는 경우와 업체 선정 후 품의 시 비중을 두는 경우 등 업무의 차이가 있었습니다.

③ 자재 관리

자재 관리는 계약된 자재를 현장의 자재 담당자가 계약업체와 조율하여 현장에 반입하는 업무입니다.

자재 관리의 순서는 [수급계획 수립 – 납품 요청 – 납품 – 검수 – 보관 – 자재 투입]입니다. 타 산업과 달리 건설산업의 자재 관리는 각 현장의 공정 진행에 대한 변수가 많고, 자재를 보관할 장소가 협소하기 때문에 최선의 JIT(Just In Time)가 요구됩니다. 때문에 소수의 본사 구매 담당자가 전 현장의 자재 관리를 컨트롤하는 것은 매우 어려운 상황이지요.

이번에 인터뷰한 건설사 대부분에서 본사 구매부서가 현장의 자재 관리를 감독하는 업무는 없었습니다. 자재관리는 전적으로 현장 소관이었으며, 심지어 장부상 재고조차 운영하지 않는 보습을 보였습니다.

6개사 중 2개사만 현장에 입고된 자재와 공사에 사용된 자재(출고)를 구분하여 재고를 표기하였습니다. 또 5개 건설사는 자재 대금을 모두 현장에서 관할하였고, 1개 건설사만 자재 대금 전표 결재를 본사 구매담당자가 최종 승인하였습니다.

④ 협력업체 관리

협력업체 관리는 크게 ‘평가 관리’와 ‘등록 관리’로 구분됩니다. 평가 관리는 신규로 등록하는 업체와 기존 등록업체의 납품 실적에 대한 평가이며, 등록 관리는 품목별 T/O에 근거한 명부의 운영 관리를 말합니다.

이러한 구분에 앞서 도급 순위 상위 건설사들은 협력업체 관리 업무 자체를 구매 관리 업무와 분리하여 운영하였습니다. 구매 행위를 통해 계약을 진행하는 담당자와 협력업체 평가하고 명부를 운영하는 담당자가 구분되는 것이죠. 이러한 방식이 구매 윤리에 기반한 공정성 측면에서 좋은 효과가 있을 것이라고 생각되었습니다.

협력업체의 평가와 모집 시기도 건설사마다 차이가 있었습니다. 대체적으로 협력업체는 연 1회 정기적으로 모집하는 건설사가 많았으며, 연 2회 또는 정기모집없이 수시등록으로만 운영하는 건설사도 있었습니다.

2. 12년차 구매 담당자의 업무방식 제안

① [실행예산 관리 Part] 구매품의 사양 관리

업무의 기본이 되는 구매요청 접수 시점에 특수한 사양의 자재를 일반 사양으로 변경하도록 제안하여야 합니다. 다음으로 구매요청 접수 전 실행예산의 작성 또는 프로젝트 수주를 위한 견적 단계에서부터 일반적인 표준규격의 자재를 기준으로 작성되도록 전사적인 업무 협의가 필요합니다.

끝으로 우수한 협력업체와 협의하여 당사의 품질 기준을 만족하면서 원가 절감이 가능한 사양의 자재를 개발하고, 이를 실행예산 수립 부서와 수주 견적부서에 역제안하는 것도 고려해야 합니다 .

② [구매 관리 Part] 구매요청 접수 부서

건설사별로 현장에서 구매요청 시 구매부서의 접수 전 기술부서 검토 여부에 차이가 있었는데, 양쪽 다 타당한 사유가 있었습니다. 인터뷰 후 생각해보니, 일반적인 규격의 자재가 아닌 ‘시방서’등 현장의 여건에 따라 사양의 차이가 발생하는 건들은 기술부서의 검토 후 구매부서에서 접수하는 것이 효율적인 리스크 관리 방안이라고 생각되었습니다.

③ [자재 관리 Part] 외주업체 인수인계 관리

구매부서에서 계약한 자재를 실제로 사용하는 건 현장 직원이 아닌 외주(공사)계약업체 입니다. 외주계약 특기사항에 원청사(종합건설업체)가 지급한 자재를 잘 관리하여 공사에 사용하도록 되어있으나, 관리가 잘 이뤄지지 않을 경우 파손이 빈번하게 발생될 수 있습니다. 자재의 파손은 시공 품질 저하와 재발주에 따른 원가 손실을 가져오므로 반드시 관리하여야 합니다.

이에 현장에 반입된 자재를 외주업체에게 인수인계 시 정상적으로 자재를 인수 하였으며, 보관 관리 미흡에 따른 분실∙파손 시 책임지겠다는 서류를 받는 것이 혹시 모를 사고에 대한 리스크 관리와 외주업체의 보관 인식 개선에 도움이 될 것으로 생각합니다.

물론 주기적으로 현장을 점검하면서 자재 보관 상태에 대한 즉각적인 피드백을 주는 것이 가장 중요합니다.

마치며

건설산업의 자재 구매 라이프 사이클에서 본사 구매 담당자의 업무 범위는 일부 한정적일 수 있습니다. 업무 범위의 확대는 구매 비용의 증가로 이어지며, 업무 범위의 축소는 구매 실패의 원인이 될 수 있습니다. 구매부서의 적절한 업무 범위 설정과 리스크 관리로 각 사에 적합한 업무방식의 변화가 있을 수 있기를 기대합니다.