5개 건설사를 종합해 본 건설산업 자재구매 업무의 범위

구매실무
자재/재고
연차무관
건설/건축

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한결같은 스탠드 2024.07.24

최근 제가 속한 구매 조직이 개편되면서 구매업무 전반에 대한 검토를 위하여 타 건설사의 구매 담당자들을 인터뷰하였습니다. 도급 순위 10위권 내 3개 사와 30위권 내 2개사를 인터뷰하였는데, 구매 절차는 대동소이하였으나, 업무를 바라보는 관점에 따라서 세부 내용이 다르게 운영되었습니다.

이에 금번 칼럼은 건설구매 업무 전반을 되짚어보고, 다음 칼럼에서 건설업계 내에서 분야 별로 차이를 보였던 업무 방식과 구매부 주도의 개선안을 제안하고자 합니다.

건설산업의 자재구매 업무 분야

건설산업의 자재구매 업무는 [실행예산 관리], [구매 관리], [자재 관리], [협력업체 관리]로 크게 4가지 분야로 구분되었습니다.

1. 실행예산 관리

다른 산업과 마찬가지로 건설구매 업무의 시작은 ‘무엇을 얼마나 구매할 것인가’부터 시작합니다. 일반적인 건설 현장은 발주처의 설계도서를 기준으로 공사를 실시하며, 설계도서에는 무엇을 얼마큼 살 것인지 내포되어 있습니다. ‘실행예산’은 해당 설계도서를 자재∙노무∙경비로 수치화시킨 것입니다.

따라서 실행예산은 도면을 수치화할 수 있는 기술부서에서 담당하며, 구매부서의 역할은 기술부서가 산출한 규격과 물량에 적절한 자재 단가를 반영할 수 있도록 자료를 제공하는 정도입니다.

2. 구매 관리

실행예산의 승인은 구매할 자재의 규격과 물량, 예산단가의 확정을 의미합니다. 현장의 자재 담당자는 실행예산으로 승인받은 자재를 구매부에 구매 요청하며, 구매 담당자는 요청받은 자재를 구매 절차에 따라 업체와 단가를 결정하고 계약을 실시합니다.

이 과정에서 구매 관리의 중심은 ‘적절한 품질(Q), 최적의 가격(C), 적시 납품(D)’이며, 해당 업무가 구매부서의 전담업무로 진행됩니다.

3. 자재 관리

자재를 직접 구매해서 제조하고 판매하는 타 산업과는 달리, 종합 건설업은 구매한 자재를 전문 외주 건설업체에게 인계합니다. 따라서 해당 업체에서 직접 자재를 공사에 사용합니다.

종합 건설업 입장에선 회계적으로 자재업체로부터 자재를 입고하는 시점에 장부상 재고로 인식되고, 이를 공사에 사용한 후 출고로 인식시켜 재고가 줄어드는 시스템입니다.

계약된 자재를 현장에 적시에 납품할 수 있도록 각 현장의 자재 담당자가 수행하는 업무를 자재 관리라고 합니다. 자재 관리의 순서는 다음과 같습니다.

건설사마다 절차상 어느 정도 차이가 있을 수 있으나 전반적인 흐름은 유사합니다.

구매한 자재를 각각의 전문 외주 공사업체에게 인계하고, 자재를 지급받은 전문 외주 공사업체가 시공에 사용하기 때문에 자재의 보관 및 투입 주체가 바뀐다는 점이 제조업과의 차이점입니다. 건설사는 지급 주체로서 해당 자재가 적절히 사용될 수 있도록 관리 감독하여야 합니다. 감독 미흡할 시 건설 현장 여건상 자재의 빈번한 파손과 분실이 발생할 수 있습니다.

4. 협력업체 관리

협력업체 관리는 구매 관리에서 경쟁력 있는 업체를 선정하기 위하여 구매 계약의 대상이 되는 업체들을 운영하는 업무로서 크게 평가 관리와 등록 관리로 구분됩니다.

평가 관리는 신규/수시등록을 한 평가와 납품 실적에 대한 평가로 구분되고, 등록 관리는 품목별 T/O에 근거한 명부의 운영을 말하며, 신규/수시 모집, 우수업체 관리(입찰기회 부여, 계약조건 개선, 대출外), 불량업체 관리(입찰 배제, 경고, 탈락) 등의 업무가 있습니다.