손상된 화물을 인도받았을 때의 대처법

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흐뭇한 자리배치도 2023.07.11

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구매업무를 진행하다 보면 발주한 화물(원부자재, 제품)에 문제가 있는 상태로 인도받게 되는 경우가 심심찮게 발생하는데요. 이 경우 화물을 계획된 일정대로 사용하는 것이 불가능하기 때문에 대안을 찾기 위한 부가적인 업무가 생깁니다. 이 외에도 화물에 문제를 야기한 원인이 누구에게 있는지 책임소재를 확인하는 일 역시 병행되어야 하는데 골치 아픈 일이죠.

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화물에 문제가 있는 경우는 크게 수량 & 품질 이슈입니다.

수량 이슈의 종류는 수량 과부족, 오배송, 라벨 부착 오류 등이 있으며 입고 시 검수하는 과정에서 비교적 쉽게 확인이 되는 편입니다. 하지만, 검품하는 과정에서 발생할 수 있는 품질 이슈는 판매자와 구매자 간의 지루한 논쟁으로 이어질 수도 있습니다.

물류 과정에서 발생할 수 있는 품질 이슈란 화물 및 포장의 손상인데요. 손상의 유형은 파손, 찢김, 찍힘, 흡습, 이염, 변색, 오염 등이 있습니다. 손상을 야기시키는 대표적인 원인은 보관상태 불량, 불충분한 포장 및 고박 작업, 상/하역 장비 운용 미흡, 운송 중 충격 등이 있죠.

대부분의 판매자는 고객 CS 차원에서 구매자의 불만을 수용하지만, 큰 금액이거나 구매자 귀책일 가능성이 크다고 예상하는 경우 구매자의 불만을 수용하지 않을 수 있어요. 이런 경우를 대비해서 구매자는 '화물을 손상할 만한 원인을 야기시키지 않았다'라는 것을 명확히 입증할 만한 증빙을 확보하는 것이 매우 중요합니다.

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구매자가 화물을 손상했다는 것에서 벗어날 수 있는 가장 확실한 방법은 '운송수단에서 화물을 하차하기 전에 화물의 상태를 확인하는 것'입니다. 하지만 현실적으로 운송수단 위에서 모든 제품의 손상을 확인하기엔 무리가 있기 때문에 입고 시 하역장에서 보관장소로 화물을 이동시키기 전 검품을 확실히 하고 검품 결과를 사진으로 남겨놓아야 합니다. 타이트한 납기 등의 이유로 화물을 인도받을 당시 검품에 소홀한 구매 담당자도 더러 계시는데, 최악의 상황에서는 구매자의 귀책이 아님을 입증하지 못해 손상의 일부를 부담하는 안타까운 경우도 있습니다.

특히 화물을 해외로부터 수입해 들어오는 경우 여러 운송수단에 화물이 옮겨 실리고 파도와 같은 악천후에 장시간 노출될 수 있기 때문에 구매자의 검품은 더욱 중요하다고 말할 수 있겠습니다. 물류 과정에서의 품질 이슈 논쟁을 피하기 위해 사전에 양 당사자 간 유형 별 품질 이슈 처리기준을 수립하고, 물류 과정에서의 환경 변화를 측정할 수 있는 센서를 부착하는 등의 노력이 필요합니다.

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