구매 시스템 사례 #4, 한화시스템 방산부문 구매 및 수입관리 시스템 재구축

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엠로 1일전

국내 방산전자 1위 기업 한화시스템 방산부문은 기존에 구축한 구매시스템의 보안성 및 운영 안정성을 강화하고 빠르게 변화하는 구매 업무 환경에 대응하고자 대대적인 기능 개선을 포함한 구매시스템 재구축을 결정했습니다.

한화시스템의 이 같은 요구사항에 부합하기 위해 엠로는 방산업의 특성과 구매 프로세스에 최적화된 시스템을 개발했는데요. 이번 프로젝트의 책임자이신 한화시스템 구매2팀 권오경 부장님과 인터뷰를 통해 새로운 구매시스템의 도입 배경과 그 결과에 대해 자세히 들어보았습니다.

Q. 안녕하세요, 부장님. 우선 한화시스템에 대한 간단한 소개 부탁드립니다.

안녕하세요. 한화시스템은 첨단 방산전자와 IT분야의 스마트 기술을 갖춘 글로벌 토털 솔루션 기업입니다. 사업 분야는 방산 부문과 ICT 부문으로 구성되어 있으며, 방산 부문은 40년 이상의 육∙해∙공, 우주, 사이버를 아우르는 첨단 기술과 노하우를 보유한 방산전자 국내 1위 기업입니다. ICT부문은 제조, 방산, 금융, 서비스, 교육 등 다양한 산업분야에서 IT 종합 솔루션을 제공해 온 전문 기업입니다.

Q. 엠로와 함께 진행한 한화시스템 방산부문 구매 및 수입관리 시스템 재구축 프로젝트는 어떤 내용이었나요?

이번 프로젝트는 한화시스템 방산부문의 새로운 공급망 플랫폼을 개발하는 것으로, 견적부터 업체선정, 발주, 계약, 입고, 대금 지급 등 구매 프로세스 전반에 대한 기능은 물론 협력사 등록 및 평가, 구매 자재별 협력사 소싱 전략 등 협력사 관계 관리(Supplier Relationship Management), 통관 및 외자 물류 관리 기능 등을 단일 시스템 상에 구현하는 것이었습니다. 2023년 6월부터 프로젝트에 착수해 약 15개월에 걸쳐 설계 및 개발을 진행했으며 올해 9월 시스템을 오픈했습니다.

Q. 기존 구매시스템을 사용하시는 데 어떤 불편사항이 있었으며, 재구축을 결정하시게 된 계기는 무엇인가요?

기존에는 구축한 지 20년이 지난 시스템에 필요한 기능을 추가 개발 및 보수해 사용하고 있었습니다. 때문에 시스템 노후화에 따른 구동 속도 저하, 데이터 동시 처리 용량 부족 등이 불가피하게 발생했으며, 과거 인터넷 익스플로러 기반으로 ActiveX를 주로 사용해 개발되었기 때문에 보안에 상대적으로 취약한 문제도 있었습니다.

또한, 구매 환경이 빠르게 변화하고 한화시스템의 사업 영역도 다변화되면서 신규 자재 구매를 위한 다양한 기능이 필요하게 됐으며, 갈수록 복잡해지는 각종 규제에 대한 준수 여부도 빠짐없이 모니터링해야 하는 등 새로운 구매 업무환경에 대응할 필요성도 높아졌습니다. 이에 한화시스템은 대대적인 기능 개선을 포함한 구매시스템 재구축을 결정하게 되었습니다.

Q. 새로운 구매시스템을 구축하는 데 있어 가장 중요하게 고려하신 사항은 무엇인가요?

구매시스템 재구축에 앞서 저희 한화시스템에서는 자체 PI(Process Innovation)를 통해 기존 시스템의 개선 과제를 도출하고, 기술적인 측면과 사업적인 측면에서 새로운 구매시스템의 구축 방향성을 정립했습니다.

우선, 기술적인 측면에서는 노후화된 시스템을 전면 재구축함으로써 구매시스템의 운영 속도와 동시처리 용량, 안정성을 개선하고자 했으며, HTML5 기반으로 시스템을 개발해 보안을 강화하고 다양한 인터넷 브라우저를 통한 접속 및 업무가 가능하도록 하도록 했습니다.

사업적인 측면에서는 견적부터 발주/입고에 이르는 기본적인 구매 기능을 빠짐없이 구현하는 것 외에 담당자 개별로 관리하던 사업관리 업무도 시스템 상에서 일괄적으로 처리할 수 있도록 해 업무 효율성을 높이고자 했습니다. 또, 하도급 이슈를 포함한 각종 컴플라이언스 이슈 모니터링 및 사용자 알림 기능을 도입해 구매 담당자가 각종 업무 리스크에 노출될 염려 없이 안심하고 일할 수 있는 시스템을 개발하는 것을 목표로 했습니다.

Q. 말씀하신 바와 같이 방산업의 특성상 구매 업무를 진행하는 데 있어 각종 규제를 준수하는 것이 매우 중요합니다. 새롭게 구축한 구매시스템에는 엠로의 납품단가 연동제 기능도 도입됐는데 이를 실제 사용해 본 실무자들의 반응이 궁금합니다.

납품단가 연동제는 개정된 하도급법 시행에 따라 반드시 수행해야 하는 업무입니다. 납품단가 연동제 기능을 설계하는 데 있어 중점을 둔 부분은 납품단가 연동제를 적용해야 하는 계약이 있는 경우, 품의서 준비부터 각 단계별로 시스템을 통해 담당자에게 알람을 줌으로써 관련 업무를 놓치지 않도록 하는 것이었습니다. 또한, 계약서에 납품단가 연동 합의서 자동 첨부, 검토 및 수정 사항 자동 반영 등의 기능도 시스템 상에 구현해 업무 편의성도 높이도록 했습니다.

방산업의 경우 구매 업무에 있어 하도급법 뿐만 아니라 국가계약법, 방위사업법 등 다양한 법적 규제를 준수해 협력업체와 협상 및 계약, 납품을 진행하는 것이 필수입니다. 한화시스템의 새로운 구매시스템에는 납품단가 연동제 기능을 포함해 다양한 계약 업무를 자동화하고 착∙중도금 및 납품대금의 지급 시기와 금액 등을 준수할 수 있도록 모니터링 및 알림 기능을 강화했습니다. 이를 통해 구매 담당자는 시스템 알림에 따라 안심하고 업무에 집중할 수 있게 되어 실무자들로부터 좋은 평가를 받고 있습니다.

Q. 이 외에도 구매시스템 재구축을 통해 어떤 점이 개선되었나요?

새롭게 구축한 구매시스템을 통해 기존 시스템에 존재했던 보안 취약점을 제거하고 운영 안정성을 높인 것은 물론, 다양한 편의 기능(멀티탭 방식 화면, Excel 인터페이스, 담당자별 to-do 리스트 등)을 구현해 업무 편의성이 크게 개선되었습니다.

또한, 담당자가 개별로 관리하던 사업 수주 지원, 협력사 착∙중도금 계획 관리 등 사업관리 업무를 구매시스템을 통해 처리할 수 있도록 하고, 전자계약서 생성과 협력사 검토 및 확정 등의 업무도 시스템 기반으로 자동화해 구매 프로세스 전반에 대한 가시성과 업무 효율성도 향상되었습니다. 이 외에도 내∙외자 업체 견적 비교, 외자물류관리 등의 업무도 시스템화해 객관적인 데이터를 기반으로 업무 정확도를 높이고 투명성도 제고하는 효과를 얻었습니다.

Q. 이번 프로젝트의 수행사로 엠로를 선택하신 이유는 무엇이고, 엠로와 함께 프로젝트를 진행하며 느끼신 점에 대해 한 말씀 부탁 드립니다.

공급망관리 분야에서 엠로의 높은 인지도와 완성도 높은 솔루션, 그리고 풍부한 구축 레퍼런스 등에 대한 신뢰를 기반으로 엠로를 선택하게 되었습니다. 하지만 이번 프로젝트를 함께 진행하면서 엠로의 핵심 역량이 단순히 잘 만들어진 구매 솔루션을 제공하는 데만 그치지 않는다고 느꼈습니다. 다양한 산업 분야에서 구매시스템을 구축한 경험을 바탕으로 구매 프로세스에 대한 깊은 이해를 보유하고 각 기업의 구매 업무에 맞게 솔루션을 변경 및 개선해 적용하는 엠로의 능력에 감탄했습니다.

특히, 저희와 함께 한 엠로 프로젝트 팀에서 수주업을 기반으로 하는 한화시스템만의 독특한 사업 특성과 구매 프로세스에 최적화된 시스템을 개발하고, 반복되는 개선 및 수정사항에도 성실히 대응해 주신 덕분에 최고의 구매플랫폼을 새롭게 구축할 수 있었습니다.

Q. 마지막으로 시스템 고도화 등 향후 계획에 대해 말씀 부탁 드립니다.

기존 구매시스템에 비해 많은 부분들이 개선되었으나 계약 정산 시 후속 업무나 투자자산의 입고처리 프로세스 등 아직 더 보완해야 될 부분이 존재합니다. 향후 시스템 고도화를 통해 이 같은 기능들을 개선할 예정이며, 향후 업무량의 증가 등 구매 환경의 변화에 따라 추가 기능을 개발해 적용할 예정입니다.

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