종합건설업과 전문건설업으로 구성된 건설산업의 특성상 종합건설업체는 공종별 공사의 시공을 전문건설업체에게 위탁하게 됩니다. 때문에 종합건설업체가 구매한 자재는 전문건설업체에게 인계되고, 전문건설업체가 고용한 인부들에 의해 사용됩니다.
종합건설업에서 현장 직원은 현장 소장을 필두로 하여 공사, 공무, 관리(자재 포함), 안전, 품질 등의 직무로 운영됩니다. 이중 공사 직원이 전문공사업체의 공사 진행(이하 ‘공정)을 관리 감독하며 지급 자재의 수급계획을 수립하고, 이를 자재 담당자에게 전달하여 계약 업체에게 자재 납품을 요청하게 됩니다.
즉 계약된 자재의 발주는 ‘공사 직원의 수급계획 수립’과 ‘자재 담당 직원의 납품 요청’ 행위로 구성되며, 적절한 발주를 위하여 계약업체와 사전에 ‘납품 소요기간’과 ‘최소 주문수량’을 협의해야 합니다.
문제는 여기서 발생합니다.
실제로 공사를 수행하며 자재를 사용하는 건 전문건설업체입니다. 그러다보니 자재 수급계획 수립을 종합건설업체의 공사 담당자가 전문건설업체 담당자에게 넘길 수 있습니다. 심지어 자재의 발주 행위 마저 넘기는 경우가 발생하기도 합니다. 실제 사용자인 만큼 수급계획 수립이나 발주 시점에 대해 더 잘 알고 있겠지만, 해당 담당자가 실수할 경우 자재의 납품이 지연될 수 있습니다.
특히 종합건설업의 특성상 각각의 공사가 서로 연결되어 동시다발적으로 진행되기 때문에, 일부 자재의 납품 지연이 전체 공정에 지장을 주게 됩니다.
또 자재의 발주가 전문건설업체에게 넘어가는 경우 자재업체에게 불필요한 비용이 전가되어 이후 계약에서 자재 구매 단가가 상승할 수 있습니다.
건설 공사 특성 상 자재 보관 장소가 일정하지 않아 관리 부주의 시 분실⦁파손되기 쉬운데, 원칙적으로 보관은 종합건설업체에서 전문건설업체로 자재를 인계한 이후이므로 전문건설업체에서 비용을 부담하게 됩니다. 이때 자재의 발주 행위를 전문건설업체에서 수행하고 있었다면 전문건설업체는 비용을 줄이기 위해 자재 업체에게 전가할 수 있습니다.
그리고 이러한 일이 반복되면 자재 업체는 해당 종합건설업체와 거래 시 예비 비용을 추가로 반영하여 자재 공급단가가 상승하게 됩니다.
자재 발주와 납품 지연 방지 방안
종합건설업체에서 정상적으로 수급계획을 수립하고 발주하여도 자재 업체가 누락하거나, 시장 환경과 현장 여건이 변화하면 납기 지연이 발생할 수 있습니다. 자재 업체와 사전 협의한 시점에 발주를 하여도 자재 업체의 접수 누락을 방지하기 위하여 납품 전 중간 확인을 반드시 진행하여야 합니다.
특히 자재 영업 담당자가 발주를 접수하여도, 자재 업체의 생산 부서에 연결되지 않거나 문제가 생기는 경우 납기에 임박해서 문제를 인지하게 됩니다. 이를 예방하기 위하여 발주 후 중간 확인 시 번거롭더라도 자재 영업 담당자에게 생산 스케쥴 확인을 요청할 수 있으며, 중요한 자재는 공장 검수를 실시하여 생산 담당자와 직접 소통하는 것이 좋습니다.
또 급격한 수요 증가나 원자재 품귀, 파업 등 시장 환경이 급변하거나, 현장의 공사 여건이 급변하는 경우 목표한 일정에 자재를 수급하지 못할 수 있습니다. 이러한 경우는 발생 후 대처가 무의미하므로 사전에 대안을 수립해두고 평상시에 자재 업체와 좋은 관계를 유지하여야 합니다.
#실제 사례, 준공 마감재 공급 부족 대응
최근 시장에 아파트 준공 직전 현장이 몰려 일부 가전제품의 공급이 부족한 상황이 발생하였습니다. 해당 업체의 생산량이 월 7,000개인데 발주가 20,000개가 접수되어 제조사에서 모든 건설 현장에 납품 지연을 통보한 상황이었습니다. 당사가 필요한 물량은 755개였고, 이중 절반만 약속한 납기에 공급하고 나머지는 1개월 후 공급하겠다고 하는데, 해당 제품이 준공 직전 투입되는 마감재라 1개월 후에 공급되면 준공을 못 하는 상황이었습니다.
다행히 해당 업체와 여러 품목을 거래하며 좋은 관계를 유지했던 터라 나머지 물량도 제때 공급받기로 협의하였는데, 이는 그 물량을 받지 못하는 건설 현장이 발생했다는 의미이기도 합니다. 상기 사건 발생 직후 주요 마감 자재 계약 전체에 연락을 돌려 수급 일정을 확인했고 다행히 일부 지연 가능 계약건을 사전에 발견하여 피해를 최소화할 수 있었습니다.
적정재고 운영을 위한 구매담당자의 역할
건설구매는 시장 표준 규격의 양산 제품을 구매하기 때문에 구매 이론에 비추어 볼 때 난이도가 낮을 수 있습니다. 하지만 소수의 담당자가 수많은 품목을 취급하기 때문에 다양한 시장을 이해하여야 합니다. 또 제조업과 달리 변수가 많으며, 현장 부지 대부분이 공사의 범위에 속해 야적장을 운영하기 어려워 적정 재고 운영이 불가합니다.
때문에 시장을 상시 모니터링하며 환경과 현장 여건에 맞게 자재 수급을 운영하여야 합니다. 또 자재를 실제 사용하지 않고 사용을 위탁하게 되므로, 실 사용자의 운영 과정에 대해서도 상시 점검하여야 합니다.
자재에 대한 담당자의 무한한 관심이 성공적인 구매의 필수 요소입니다.
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