이번 칼럼에서는 구매 프로세스의 마지막 시리즈인 지불(Payment)에 대해 알아보도록 하겠다.

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🔗입사 전 알아야할 구매 프로세스 ①, 구매요청

🔗입사 전 알아야할 구매 프로세스 ②, 발주

🔗입사 전 알아야할 구매 프로세스 ③, 입고

🔗입사 전 알아야할 구매 프로세스 ④, 송장확인 및 검수

P2P 프로세스의 다섯 단계

① 구매요청(PR, Purchasing request)

② 발주(PO, Purchasing Order)

③ 입고(GR, Goods receipt)

④ 송장확인(Invoice verification)

⑤ 지불(Payment)

구매직무를 시작하려는 사람들은 ‘지불 절차를 왜 구매팀에서 하는거지?’라고 생각할 수 있을 것이다. 물론 회사의 통장에서 현금이 지불되는 프로세스는 최종적으로 자금팀에서 진행한다.그러나 자금팀은 이 돈이 어떠한 목적으로 해당 기간에 지불되어야 하는지, 그 절차는 적절했는지 등에 대해서 구매팀만큼 이해도를 가지기 어렵다. 

검수 품의가 승인되고 나면 지불 품의를 작성하게 되는데 지불 품의서 안에는 하기와 같이 지불 관련 정보가 포함되어야 하며 아래 예시 표를 작성하는 것이 도움이 된다. 

지불품의서에 꼭 포함되어야 할 5가지 

• 구매 품목 및 수량 등 발주(계약) 정보
• 지불 금액 정보 
• 지불 대상 정보
• 지불기한 : 발주 및 계약관계에 따라 상이하나 사내 지불절차에 따라 해당 계약기간을 조율하는 것이 사전에 필요하다. 예를 들어 특정한 일자에만 비용이 지불되거나 혹은 금액 구간별로 비용이 나갈 수 있는 payment term이 사내 규정으로 정해진 경우 발주(계약)당시 이 부분을 업체에 고지해 주고 해당 내용이 발주서(계약서) 및 인보이스에 표기되도록 한다.
• 증빙서류 :  관련 품의서 및 발주서(계약서), 인보이스, 보증증권 등의 관련 문서를 포함해야 한다.

상기와 같이 지불 품위를 작성하여 승인받음으로써 지불 절차가 마무리되겠지만 그 사이에도 구매담당자들이 자금팀과 기민하게 조율해야 할 업무가 있다. 바로 비용 지출 일정을 공유해 주는 것이다. 

자금팀은 원활한 자금 운용을 위해 사전에 계획을 세우게 되는데 이 과정에서 구매팀이 지출 예정 정보를 공유해 주는 협조가 필요하다. 특히 큰 계약금액의 경우 사전에 필히 공유함으로써 자금팀의 자금 운용뿐만 아니라 실제 비용 지출일정에 차질이 없어야 한다.

해외업체와의 발주(계약)의 경우 지급 일정뿐만 아니라 계약 통화를 결정함에 있어 자금팀과 기민한 협업이 필요하다. 환율이 불안정한 경우 비용 지급 일정을 고려해 지불 일정에 여유 있게 품의 승인을 받거나 업체와 지급 일정에 대해 좀 더 융통성 있게 조율하고 사내 보유한 외화 등을 고려해 계약 단계에서부터 소통하며 계약 통화를 결정하는 것이 좋다.   
 

구매 프로세스 시리즈를 마치며

오늘까지 구매직무의 기본 프로세스 5단계를 알아보았다. 각각의 큰 프로세스 안에 정말 세세하고 다양한 업무들과 팀 간 협업이 있다는 것에 놀라게 되었을 것이다. 구매담당자들은 기계처럼 구매요청을 받고 발주를 하는 사람들이 아니라 다양한 부서 담당자들과 늘 소통하고 협의하고 협상해야 하는 일을 하고 있다. 우리가 소통해야 할 대상이자 협의하고 협상해야 할 대상은 외부고객이 아닌 내부고객(Internal Customer) 즉, 사내 직원들인 셈이다.   
 

그렇기에 본인이 구매하는 품목에 대한 깊은 이해와 함께 일하는 부서별 업무 특성 및 그들의 프로세스에 대한 이해가 동반되어야 한다.

종종 일부 사람들은 구매업무는 간단하게 사달라는 거 사면되고, 가격이 싼 곳만 찾아서 사면되는 것 아니냐고 이야기하기도 한다. 그 이야기에 상처받은 많은 구매담당자 여러분에게 꼭 말씀드리고 싶다. 우리는 구매의 스페셜리스트이자 사내 다양한 부서의 업무를 이해하며 소통할 수 있는 제네럴리스트로서 누구보다 건강한 커리어를 가지고 있다고 말이다.  

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