국내 대표 보안 기업 시큐아이는 각 구매 영역별 분산되어 진행해 온 구매 업무를 통합하고, ERP 등 내부 기간 시스템과도 연계해 전사 차원의 통합 구매 프로세스를 구현하고자 엠로와 함께 새로운 구매시스템을 구축했습니다.

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지난 3월 오픈한 새로운 통합 구매시스템을 통해 시큐아이의 구매 및 협력사 관리 업무가 어떻게 개선되었는지 구매그룹 허현구 프로님과 서면 인터뷰를 통해 자세한 이야기를 나눠보았습니다.

Q. 프로님, 안녕하세요! 인터뷰에 앞서 시큐아이에 대한 간략한 소개 먼저 부탁드립니다.

안녕하세요. 시큐아이는 2000년 창립 이후 네트워크 보안 역량을 중심으로 정보보호 솔루션 개발부터 컨설팅, 전문 보안 SI 서비스까지 아우르는 우수한 제품 및 서비스를 제공하고 있는 국내 1위 보안기업입니다.

Q. 새로운 구매시스템을 구축하기 전에는 어떻게 구매 업무를 진행해 오셨나요? 기존 구매 업무 방식에서 겪으셨던 주요 이슈는 무엇이었나요?

시큐아이는 각 구매 영역별로 자체 개발한 시스템을 활용해 별도로 구매 업무를 진행해오고 있었습니다. 특히, 일부 영역의 경우에는 협력사와의 정보 공유, 입찰, 계약, 보증보험 관리 등의 업무를 시스템이 아닌 이메일로 운영해오고 있었습니다. 

구매 관리 방식이 분산되어 있다보니 전사 구매 현황을 한 눈에 파악하기 힘들었으며, 이메일 기반의 업무로 인해 협력사와의 소통 이력을 체계적으로 관리하는 데 어려움이 있었습니다.

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Q. 회사 내부적으로 새로운 통합 구매시스템 구축을 추진하시게 된 이유나 계기가 있으신가요?

앞서 말씀드린 바와 같이 오프라인 기반의 협력사 커뮤니케이션과 분산된 구매 관리 방식으로 인해 업무의 정확도 및 투명성 측면에서 여러 잠재 리스크가 존재했습니다. 이 같은 리스크를 없애기 위해서는 각 영역별로 분산된 구매 업무를 통합해 전사적으로 표준화된 구매 프로세스를 구현하는 것이 필요하다고 판단되어 새로운 구매시스템을 구축하기로 결정했습니다.

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Q. 이번 프로젝트의 수행사로 엠로를 선택하신 이유가 궁금합니다.

당초에는 기존 구매시스템과 프로세스로부터 개선안을 도출해 내부에서 자체적으로 새로운 시스템을 개발하고자 했습니다. 하지만, 생각보다 개발 범위와 규모가 커지게 되었고 내부 경영진의 전폭적인 지원 하에 자체 개발이 아닌 전문적인 외부 솔루션 도입을 추진하게 되었습니다.

프로젝트의 수행사로 엠로를 선택하게 된 데는 우선 구매 공급망관리 분야에서의 높은 인지도와 풍부한 레퍼런스, 다양한 구매 기능이 큰 몫을 차지했습니다. 또한, ERP 등 기존에 내부에서 사용하고 있는 유관 시스템과도 매끄러운 연동이 가능하고 다른 해외 솔루션에 비해 저희의 구축 환경과 요구사항에 맞게 유연하게 커스터마이징이 가능한 점도 엠로 솔루션을 선택한 이유 중 하나입니다.

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Q. 엠로의 공급망관리 소프트웨어 SMARTsuite를 기반으로 새로운 구매시스템을 구축하는 데 있어 가장 중요하게 고려하신 사항은 무엇인가요?

이번 프로젝트에서 가장 중점을 둔 부분은 외부의 전문 구매 솔루션을 도입해 전사 통합 구매 프로세스 체계를 구현함으로써 구매 업무의 표준화와 투명성을 확보하는 것이었습니다. 또한, 시큐아이의 주요 사업인 보안 솔루션의 구매 방식(OEM/ODM 제조 위탁)과 관리 업무를 새로운 구매시스템 상에서 구현할 수 있도록 커스터마이징했으며, 향후 시스템 고도화가 용이하도록 설계하는 것도 고려했습니다.

Q. 2023년 8월 프로젝트 착수 이후 8개월 간의 개발 및 구축 과정을 거쳐 지난 3월 새로운 구매시스템을 오픈했습니다. 가장 크게 체감하시는 개선 효과는 무엇인지 궁금합니다.

올인원(all-in-one) 통합 구매시스템을 통해 구매와 관련된 모든 업무를 한 곳에서 처리할 수 있게 됨으로써 구매 관리의 효율성과 업무 실적이 크게 개선되었습니다. 특히, 상품 경쟁입찰률의 경우 새로운 구매시스템 도입 전과 비교해 연평균 46%에서 81%까지 높아져 구매 경쟁력이 한층 강화되는 효과를 얻었습니다. 기존에 이메일이나 전화를 통해 진행하던 구매 업무를 단일 시스템을 기반으로 처리함으로써 휴먼에러로 인해 발생 가능한 다양한 리스크가 완화되고 구매 업무의 투명성 또한 향상되었습니다.

현업의 구매 요청 프로세스도 구매시스템으로 일원화해 각 단계별로 업무를 규격화하고, 관련 진행 상황을 실시간으로 공유 가능할 수 있어 사용자 편의성 역시 개선되었습니다. 시스템 오픈 이후 내부 사용자들을 대상으로 설문조사를 실시했는데 새로운 구매시스템에 대한 만족도가 평균 90점을 기록하며 좋은 반응을 얻고 있습니다.

협력사와의 소통 측면에서는 정보 공유 및 요청, 입찰, 계약, 보증보험 관리 등의 업무를 시스템을 통해 통합 관리하고, 각 주요 단계별로 알람 기능을 제공해 담당자의 업무 누락을 방지함으로써 협력사 소통 및 이력 관리 효율성도 크게 개선되었습니다.

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Q. 새로운 구매시스템에는 엠로의 빅데이터 분석 소프트웨어 SMARTdashboard도 적용되었습니다. 이를 활용해 구매 관련 정기보고 프로세스는 어떻게 달라졌나요?

기존에는 구매 관련 정기보고 시 매번 수작업으로 데이터를 취합 및 분석해 보고서를 작성해야 하는 불편함이 있었습니다. 새로운 구매시스템에서는 SMARTdashboard가 제공하는 강력한 가시성과 리포팅 기능을 활용해 쉽고 빠르게 보고서를 생성할 수 있게 되어 업무에 투입되는 리소스를 획기적으로 절감할 수 있게 되었습니다.

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Q. 구매 프로세스 전반에서 다양한 개선 효과를 얻으셨다니 저희도 기쁩니다. 마지막으로 시스템 고도화나 솔루션 추가 도입 등 향후 계획에 대해서도 말씀해주실 수 있을까요?

수출입 업무를 비롯해 구매 업무와 연관된 다양한 확장 업무들을 시스템화하고, 다른 기간 시스템과의 데이터 연동 등을 고려해 시스템을 고도화할 계획을 가지고 있습니다. 앞으로 진행될 시큐아이의 구매 혁신 여정도 엠로와 함께 하길 기대하고 있습니다.

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