바이블에서 두 번째로 소개해드릴 구매시스템 구축 사례는 HD현대오일뱅크 차세대 통합 구매시스템 사례입니다. HD현대오일뱅크의 경우 기존에 사용하던 구매시스템의 노후화로 인해 데이터 처리의 비효율성, 잦은 오류에 따른 인력 리소스 증가, 사용자 불편 등 다양한 문제를 가지고 있었는데요.

엠로의 풍부한 구매시스템 구축 레퍼런스와 정유산업에 대한 높은 이해도, 그리고 자체 개발한 구매 특화 AI 소프트웨어를 기반으로 HD현대오일뱅크는 5개 계열사 통합 구매시스템을 구축해 자재 관리부터 발주 요청, 계약, 입고 및 정산 등 구매 업무의 전반의 효율성을 높이고 원가 절감 기대를 극대화할 수 있었습니다.

HD현대오일뱅크 구매2팀 이강민 책임 매니저님과의 인터뷰를 통해 차세대 통합 구매시스템 재구축 프로젝트에 대해 이야기를 들어보았습니다.

Q. 안녕하세요 매니저님, HD현대오일뱅크에 대해 간단히 소개 부탁드립니다.

안녕하세요. HD현대오일뱅크는 1964년 국내 최초 민간 정유회사로 첫 발을 내딛은 이래 하루 69만 배럴 규모의 원유정제 설비를 갖춘 충남 서산 대산공장에서 고부가가치 석유 제품의 생산 비중을 높이며 지상 유전의 꿈을 실현해 나가고 있습니다. 

HD현대오일뱅크는 원유에서 방향족에 이르는 석유화학 아로마틱 사업의 수직계열화를 완성했으며, 석유화학 계열사인 HD현대케미칼을 통해 사업 다각화도 추진하고 있습니다. 1994년 주유소 브랜드 ‘OILBANK’를 도입해 현재 전국 약 2,500개 주유소에서 차별화된 서비스와 믿을 수 있는 제품으로 고객과 만나고 있으며, 이윤 창출이라는 기업 본연의 책임과 더불어 사회적 책임도 다하는 신뢰받는 기업이 되고자 노력하고 있습니다.

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Q. 구매시스템 재구축을 결정하시게 된 이유는 무엇인가요? 당시 직면했던 과제에 대해 말씀 부탁드립니다.

기존에 구축한 통합 구매시스템 ‘OPS(Oilbank Procurement System)’를 통해 원유, 원자재를 제외한 HD현대오일뱅크 및 계열사의 모든 자재 및 공사, 용역 구매 업무를 진행해오고 있었으나, 시스템의 노후화로 인해 잦은 지연 및 오류가 발생하면서 일부 업무는 전화, 이메일 등을 사용해 오프라인 기반으로 진행해야 했고, 이처럼 시스템이 아닌 오프라인으로 처리된 업무와 관련된 데이터 이력을 관리하는 데 어려움이 존재했습니다.

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또한, 사업 확대에 따라 계열사가 지속적으로 늘어나면서 계열사 간 산발적으로 발생하는 구매 요청에 보다 빠르게 대응하고 통합적으로 관리할 필요성도 높아졌는데요. 특히, 구매 업무의 기본이 되는 자재 코드가 계열사마다 중복으로 생성되다보니 자재 데이터에 대한 정합성 이슈가 발생했고, 정확하고 효율적인 아이템 마스터 관리 방안 마련이 시급했습니다.

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Q. 구매시스템을 재구축하는 데 있어 중요하게 고려하신 사항은 무엇입니까?

단순한 시스템 재구축이 아닌 전문적인 PI(Process Innovation) 컨설팅을 통해 HD현대오일뱅크와 계열사를 위한 통합 구매프로세스를 재설계하고 다양한 기능과 최신 트렌드를 반영한 솔루션을 기반으로 새로운 구매시스템을 구축하고자 했습니다. 또한, 기존에 사용해오고 있던 업무 시스템과도 안정적으로 연동해 업무 연속성과 편의성을 향상시키기 위해 노력했습니다.

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Q. 앞서 말씀해주신 고려사항들을 기반으로 엠로의 솔루션을 최종 선택하신 이유는 무엇인가요?

엠로가 풍부한 구축 경험과 자체 개발한 구매 솔루션 및 AI 소프트웨어를 보유한 점을 높게 평가했습니다.

특히, ‘SMART item doctor’는 엠로가 자체 개발한 AI 기반 NLP(Natural Language Processing, 자연어처리) 기술을 통해 구매 업무의 기준이 되는 품목 데이터 간 유사도를 AI가 자동으로 분석하고, 그 결과를 토대로 중복되거나 유사한 데이터를 걸러내 아이템 마스터의 데이터 품질을 높일 수 있는 솔루션으로, HD현대오일뱅크가 필요로 하는 효율적이고 정확한 자재관리가 가능했습니다.

또한, 엠로는 이미 다수의 정유사와 구매시스템 구축 프로젝트를 진행한 경험이 있어 구매전문성은 물론 정유산업에 대한 높은 이해도를 보유하고 있었으며, 시스템의 안정성 또한 입증돼 HD현대오일뱅크 프로젝트의 최종 사업자로 선정하게 되었습니다.

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Q. SMARTsuite와 SMART item doctor 기반으로 새롭게 구축한 구매시스템 ‘HOPS(Hyundai Oilbank Procurement System)’를 통해 가장 크게 개선된 점은 무엇인가요?

우선 사용자 편의성이 크게 개선되었습니다. 기존에 이메일, 전화 등 오프라인 기반으로 진행하던 구매 업무를 온라인으로 전환하고 타 시스템에 산발적으로 분산되었던 업무도 단일 시스템으로 통합해 구매요청부터 견적, 계약/발주, 입고/정산까지 구매 업무 전반을 아우르는 엔드-투-엔드(end-to-end) 프로세스를 구현한 것이 주효했습니다.

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또한, 새로운 통합 구매시스템 HOPS에서 HD현대오일뱅크와 4개 계열사(HD현대코스모, HD현대쉘베이스오일, HD현대케미칼, HD현대오씨아이)별 구매요청을 접수하고, 이를 구매 아이템 유형별로 통합해 견적 및 업체 선정, 품의까지 일괄적으로 진행한 뒤 계열사별로 자동 발주가 이뤄지도록 하는 통합 구매 프로세스를 마련함으로써 전사 차원에서 구매 업무를 간소화하고 협업을 강화하는 동시에 구매 원가를 절감하는 등의 효과를 얻을 수 있었습니다.

자재 관리 측면에서는 AI 소프트웨어 SMART item doctor를 통해 기존에 수작업으로 진행되던 업무를 AI 기반으로 자동화해 중복 자재 분류 및 아이템 마스터 품질 관리 업무에 소요되는 시간과 리소스를 절감하고 정확도를 높일 수 있었습니다. 이를 통해 불용자재 처리 비율이 기존보다 약 25% 이상 향상되는 등 재고 관리 효율성도 높아졌습니다.        
 

마지막으로 크롤링 기술을 활용해 시황 정보를 자동으로 수집 및 분석하고 DB화함으로써 구매 업무의 가시성을 확보하고 이를 활용해 보다 창의적인 구매 업무 수행이 가능해졌습니다.

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Q. 프로젝트 진행 과정에서 가장 어려웠던 점은 무엇인가요?

아무래도 프로젝트의 규모가 크다 보니 한정된 예산과 인력으로 프로젝트를 수행하는 데 어려움이 있었습니다. 당시에 한창 코로나가 심각했던 시점이었고, 많은 기업들이 비대면 전환을 위해 IT시스템을 구축하는 상황이라 프로젝트 수행 인력을 확보하는 것이 특히 쉽지 않았습니다. 또한, 프로젝트에 투입된 인원들의 건강을 관리하는 데도 신경을 많이 썼던 기억이 있습니다.

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Q. 마지막으로 앞으로의 계획에 대해 말씀 부탁 드립니다.

2022년 엠로와 함께 구축한 새로운 HOPS를 통해 구매 업무 수행에 많은 도움을 얻고 있습니다. 향후에는 구매시스템에 적용된 SMART item doctor를 고도화하고 크롤링 기술을 확대 적용해 한 차원 높은 수준의 디지털 구매 혁신을 실현하고자 합니다. 또한, 사업 확대로 계열사가 지속적으로 늘어남에 따라 통합 구매시스템을 현재 적용된 5개 계열사 외에 추가 확대하는 프로젝트도 계획하고 있습니다.

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이번 HD현대오일뱅크 구매시스템 구축사례를 통해 통합 구매 시스템 구축과 AI를 활용한 구매 프로세스 개선 사례에 대한 유익한 인사이트를 얻으셨기를 바랍니다.

엠로는 다음에도 구매 담당자들이 업무에 대한 인사이트와 시장 트렌드를 파악할 수 있는 다양한 사례와 정보를 담은 콘텐츠로 찾아뵙겠습니다.

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