코로나19 팬데믹과 러시아·우크라이나 전쟁으로 지속된 글로벌 공급망 교란 사태는 경험이나 직관에 의존했던 기존의 구매 업무수행 방식에서 정확한 데이터를 기반한 새로운 구매 업무수행 방식의 필요성이 더욱 강조되고 있습니다.

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‘데이터 기반의 구매 업무’란 어떻게 이루어질까요?

최근 구매 업무는 단순히 낮은 가격으로 구매해 원가를 절감하는 전통적인 조달구매를 넘어 전략구매로 변화하고 있습니다. 전략구매는 공급망에 관련된 물류, 재고관리, 품질 등 모든 부문의 최적화를 이루고 구매 내역 및 데이터를 기반으로 구매 전략을 수립하는 것을 뜻하는데요.

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데이터를 통해 의사결정을 하는 전략구매란 바로, 정확한 품목 데이터 관리에서 시작됩니다!

그럼 지금부터 품목 데이터 관리가 중요한 이유와 AI 기술을 활용한 품목 데이터 자동 정비 방법을 알아보겠습니다!

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품목 데이터 관리가 중요한 이유

품목 데이터는 공급망 관리 모든 영역에서 기준점이 됩니다. 구매뿐만 아니라 생산, 품질 등의 타 업무 영역에서도 품목 데이터가 유기적으로 연결되어 있기 때문인데요. 예를 들어, 동일 품목에 대한 기준정보가 중복되어 관리되거나 속성 데이터가 잘못 기록되면 구매 단가 이력 추적 불가, 과잉 재고 등 다양한 이슈들이 발생합니다. 

이처럼 구매 전략을 위한 데이터 분석 과정에서 왜곡이 발생하게 되는데요. 하지만 현실적으로 구매담당자가 품목 데이터를 잘 관리한다는 건 절대 쉽지 않습니다. 그 이유로 대표적인 3가지가 있습니다.

구매 담당자가 품목 데이터를 관리하기 어려운 이유

① 품목 데이터의 비구조화

② 담당자별 품목 속성 정보 기입 방식의 차이

③ 품목 분류 체계에 관한 불명확한 기준점

이러한 이유로 기업이 보유한 데이터가 많아도 데이터 내 오류 및 결측치 또한 높아 다양한 어려움을 겪게 됩니다.

그래서 엠로는 품목 데이터 관리의 문제점을 해결할 수 있는 ‘AI 기술 기반의 SMART item doctor’ 솔루션을 제공하고 있습니다. SMART item doctor는 품목 데이터를 수작업으로 관리했을 때 발생하는 휴먼에러를 줄이고, 품목 데이터 관리를 효율적으로 수행하는 다양한 기능들을 탑재하고 있습니다.

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SMART item doctor 솔루션의 활용 방법과 기능적 특장점을 자세히 살펴볼까요?

AI 기술을 활용한 품목 데이터 자동 정비 방법

SMART item doctor 솔루션은 구매담당자가 신규 품목을 등록할 때는 물론, 상시적인 품목 데이터 관리를 효과적으로 수행하도록 만들어줍니다.

① 신규 품목 등록 시, 유사/중복 품목 추천 및 검토

SMART item doctor 솔루션은 신규 품목을 등록할 때, 유사도 분석을 통해 중복 품목 또는 유사한 품목이 존재하는지 유사도 별로 한눈에 확인할 수 있습니다. 요청자는 분석 결과를 확인한 후, 품목 등록 여부를 결정하게 되는데요. 

중복 또는 유사 품목이 존재한다면 유사도 별 품목 추천 결과를 기반으로 기존 품목을 사용할지, 유사 품목이 있지만 별도 관리가 필요하여 신규 품목을 등록할지 결정하게 됩니다. 중복 또는 유사 품목이 없는 경우에는 신규 품목 등록을 진행하면 됩니다.

[신규 품목 등록 화면 예시]

② 상시적인 유사도 분석을 통한 품목 데이터 관리

SMART item doctor 솔루션은 품목 데이터에 대한 유사도 상시 분석과 모니터링을 통해 원활한 데이터 품질 관리를 지원합니다. 

이를 위해 먼저 자동 분석을 위한 기준들을 설정한 후 자동 분석을 수행하게 됩니다.

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[유사도 분석 주기 및 기준 설정 화면 예시]

그다음 유사도 분석을 위해서 다양한 기준을 설정해야 하는데요. 유사도 분석을 얼마나 정기적으로 수행할지 주기를 설정하고, 유사도 몇 % 이상의 품목만 조회할지, 품목별로 저장할 수 있는 유사 품목의 최대 개수를 설정합니다.

구매담당자는 설정한 기준에 따라 Item Master 유사도 분석 결과 주기적으로 조회하여 꾸준한 모니터링을 수행할 수 있습니다.

 [​유사/중복 품목 모니터링 예시]

마지막으로 구매담당자는 Item Master 유사도 분석 결과를 요약 Dashboard를 통해 확인할 수 있습니다. 이를 통해 유사도 현황을 한눈에 모니터링하는 것뿐만 아니라, 사후 조치 방법에 대해 신뢰도 높은 참고서 역할을 합니다.

지금까지 뉴 노멀 시대, AI기반 기술로 품목데이터 품질을 높혀 효율적인 전략구매를 할 수 있는  SMART item doctor 솔루션에 대해 알아보았습니다. 다음 편에서는 품목 데이터의 사후관리를 자동으로 할 수 있는 방법에 대해 안내해 드리겠습니다.

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