오늘은 좋은 구매를 위해 필요한 요소 중 신규 공급사 선정에 대한 얘기를 해볼까 합니다.

신규 거래선은 꼭 필요한가?

제가 본 구매 담당자들은 신규 공급사 도입에 대해 대체적으로 보수적인 입장이었던 것 같습니다. 그 이유에 대해 생각해보았습니다.

첫째, 신규 공급사를 도입하게 되면 일이 늘어납니다. 

ERP에 신규 거래처 등록을 한다거나, 첫 거래에 필요한 행정적인 업무가 있을 것입니다.

둘째, 신규 개발에 투입되는 비용과 시간을 고려하게 됩니다. 

포장재로 예시를 들면 도면 개발, 금형 제작, 샘플 제작 등에 비용이 발생하게 되고 이러한 부분이 신규 업체에 대해 진입 장벽을 만들 수 있습니다. 비용 문제가 어떻게 해결됐다 하더라도 금형 제작 등에 소요되는 시간, 품질 TEST 등에 필요한 물리적인 시간이 현업에서는 더 큰 걸림돌이 될 수 있습니다. 원청부서에서는 구매 요청과 함께 납기를 문의하기 때문이죠.

셋째, 이 모든 번거로움을 극복하고 신규 업체를 도입했다 하더라도 신규 업체가 기존 업체보다 더 나을 것이라는 보장이 없기 때문에 우리는 다시 RISK를 생각하게 됩니다. 

경쟁력 있는 가격이라고 생각하여 신규 업체와 계약했는데, 계약 기간 내 가격 인상을 요청할 수도 있습니다. 또한 샘플은 품질 문제가 없었는데 본품에서 함량이 미달되거나 의도적으로 기준보다 Down Grade하여 입고되는 경우도 있습니다. 

업체를 처음 소싱했을 때에는 앞으로 대응이 괜찮을 거라고 생각했으나, 납기 지연이나 소통의 어려움으로 자재 관리 부서에서 답답한 상황이 생길 수도 있습니다. 

이 모든 상황에서 나오는 불만은 결국 구매 담당자를 향하게 되고, 우리는 이러한 상황이 유쾌하지 않기 때문에 신규 거래처 도입에 늘 조심스러운 것 같습니다.

그런데 말입니다..

기존 공급사만 유지하면, 이 모든 RISK를 피할 수 있을까요? 

장기간 거래했다는 이유만으로 해당 업체가 안정적인 업체라고 생각할 수 있을까요? 저는 아니라고 생각합니다. 시장 상황은 계속 바뀌기 때문에 과거에 BEST 였던 공급사가 현재에는 BETTER, 미래에는 WORSE 일 수 있습니다. 

가령 A라는 고객사가 업체풀 a, b, c를 가지고 스펙, 수량을 정하여 입찰을 하고, 몇 달 뒤에 B라는 고객사가 같은 업체풀, 스펙, 수량을 전제로 입찰을 한다고 가정해보겠습니다. 

A의 입찰 시점에는 a의 영업정책이나 생산 CAPA, 사업계획에 따라 a는 A에게 BEST 공급사가 되었다 할지라도, a를 향한 A의 낙찰 결과가 a의 이 후 의사 결정에 영향을 주게 됩니다. 이로 인해 몇 달 뒤에 있을 B의 입찰 시점에는 a는 B에게 WORSE 거래처가 될 수 있습니다.

공급사 a만 보유하고 있는 구매자가 있다면 과연 안정적인 구매를 할 수 있을까요? 저는 그렇지 않다고 생각합니다. 따라서 우리는 언제든지 신규 거래선을 도입할 수 있다는 마음가짐으로 구매 업무에 임해야 할 것입니다.

신규 공급사 선정 방법(feat. 바이블)

그럼 신규 공급사는 어떻게 선정할까요? 산업군마다 다양한 방법이 있겠지만 저는 최근 바이블을 통해 신규 공급사를 선정하였습니다. 광고 아니냐고 하실 수 있는데요, 실제로 아래와 같은 방법으로 바이블을 활용하였습니다.

바이블 벤더정보 활용 방법

① 벤더정보 → 벤더통합검색

② 검색창에 구매 아이템 검색(ex. 스트레치필름)

③ 업체목록 확인(매출 규모 순으로 정리되어 있고 지역 정보가 있어 업체 분류가 용이합니다.)

④ 업체 세부정보 확인(세부정보에는 설립일, 사업자번호, 간단한 재무정보가 있습니다.)

위와 같은 방법으로 1차 검토 대상 업체 리스트를 작성하고, 내부 기준에 근거하여 컨텍 업체를 선정합니다. 그 다음엔 개별적으로 연락합니다. 대표 번호로 연락했기 때문에 형식과 예의를 갖추며 구매 의향에 대해 말씀드립니다. 

일부 업체에서 긍정적인 피드백이 온다면 미팅을 하게 됩니다. 미팅 업체 중 일부 업체에서 가능성을 확인하면, 이후에 방문을 하게 됩니다. 여기서 협의(혹은 입찰)까지 잘 진행 된다면 계약으로 이어지게 됩니다.

실제로는 공급사에서 먼저 연락이 오는 경우도 있으며, 구매 담당자의 경력과 평판이 축적됨에 따라 업계 내에서 소개를 받기도 하고, 소개를 요청 드리기도 합니다. 

이러한 방법으로 신규 공급사를 소싱하게 되면 앞 단의 많은 부분이 생략되어 시간과 노력을 아낄 수 있으나, 위의 A, B - a, b, c 예시에서 a만 알고 있는 구매자와 비슷하게 업체풀이 닫히게 될 수도 있어 각각의 방법에 장단점이 있다고 생각합니다.

기존 거래선과 멋지게 이별하기

자, 그렇게 모든 프로세스가 순조롭게 진행되어 신규 업체와 계약하기 직전입니다. 그럼 이제 끝난 걸까요? 가장 중요한 프로세스가 남았습니다. 바로 기존 거래선과 멋지게 이별하는 일입니다. 서두에 말씀드렸지만 영원히 BEST인 거래처도 없고, 영원히 WORSE인 거래처도 없습니다. 우리는 서로 언제 다시 만날지 모르기 때문에, 첫 만남에 들인 노력만큼이나 마지막 헤어짐에도 많은 노고가 필요합니다.

이 과정에서 개인적으로 가장 어려웠던 부분은 거래 종료를 통보하는 시점을 정하는 일이었습니다 아마도 많은 분들이 우려하는 것은 거래 종료 통보로 인한 공급 중단 및 차질 이슈 일 것이라고 생각합니다. 그것이 두려워서 모든 것이 확정된 이후 통보를 하면 표면적으로는 Risk가 해소된 걸로 보이지만, 저는 이러한 급작스러운 통보는 아름다운 이별 방식이 아니라고 생각합니다.

보통은 안정적인 수급이나 JIT(Just In Time)를 위하여 공급사는 최소한의 재고를 보유하며 운영합니다. 구매 품목이 수입 품목인 경우 컨테이너 등의 MOQ, 선적 등의 리드 타임으로 인해 더 많은 재고를 안고 가게 되는데, 급작스러운 통보를 하게 되면 필연적으로 공급사에 과도한 불용자재가 생기게 됩니다. 

물론 이러한 문제를 미연에 방지하고자 발주 후 생산을 원칙으로 하여 공급사에서 재고를 보유하지 않도록 할 수 도 있습니다. 그러나 이러한 방식은 공급사에게는 생산성 저하로 제조 단가 인상을 야기하게 되고, 구매자에게는 긴급 발주 등의 탄력적 재고 운영 제한으로 생산성 저하를 유발하게 됩니다.

따라서 적당한 시점에, 적절한 사유와, 정중한 표현으로 거래 종료를 전달하는 것은 멋지게 구매하는 일만큼이나 어렵고도 굉장히 중요한 일이라고 생각합니다.

이번 칼럼에서는 신규 거래선의 필요성에 대한 저의 생각을 공유하였습니다. 다음 편에서는 거래선과의 관계에 대해 논의해 보도록 하겠습니다.

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