구매에서 사용하는 시스템은?

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외향적인 머그컵 2024.02.07

안녕하세요. IT회사에서 구매업무를 진행하며 후배들을 위한 멘토링, 직무특강을 하고 있는 회사원입니다. 오늘은 구매 업무 시 사용하는 시스템에 대해서 이야기를 해볼까 합니다.

전사적자원관리 시스템(ERP)
ERP란 '전사적자원관리(Enterprise Resourc Planning)'의 약자로 기업 운영에 필요한 재무, 인사, 제조, 서비스 등 모든 핵심 업무 프로세스를 하나의 통합 시스템으로 관리할 수 있는 시스템입니다.

ERP 시스템으로 유명한 기업인 SAP의 정의에 따르면 ERP를 가리켜 조직의 기록 시스템이라고 칭하기도 합니다. 제 개인적으로 ERP란 회사에서 이뤄지는 행위에 대하여 정의하고 데이터화하여 볼 수 있는 시스템이라고 생각합니다.

국산 ERP의 경우 더존, 영림원, 이카운트 등이 있으며, 전산회계 등 관련 자격증을 통해 사용법을 미리 익힐 수 있다는 장점이 있습니다.

대기업 또는 글로벌 기업의 경우 계열사와 각 나라의 지사 별 데이터 연동을 위하여 SAP^[1]사용을 선호하는 편입니다.SAP의 ERP외에 SAP HANA^[2] 등 다양한 솔루션을 복합해서 사용하기도 합니다. 그러나 SAP의 경우에는 미리 사용법을 익히기 쉽지 않은 점이 단점입니다. 구매파트의 경우 SAP MM 모듈을 함께 사용하는 경우가 많고, 생산과 연관 있을 경우 PP 모듈까지 사용하는 경우가 많습니다.

저 같은 경우 외국계 기업을 거쳐 현재 회사까지 SAP과 자사 시스템을 구축하여 사용하는 프로그램들을 사용해 왔는데요. SAP의 경우 수정이 어렵기 때문에 휴먼 에러로 인한 문제점을 줄이기 위해서 이를 보완할 수 있는 업무툴을 복합적으로 사용하였습니다.

외국계의 경우 SAP을 이용 시 각 지사의 데이터를 취합할 수 있도록 엮을 수 있기 때문에 많이 사용을 하는 것으로 알고 있으며, 대기업들의 경우 그룹사, 혹은 SAP의 모듈들 활용을 위하여 사용하는 것으로 알고 있으나 혹 다른 이유라면 댓글 부탁드립니다.

*SAP^{[1] :}재무, 영업, 인사관리, 상거래, 자산관리 등 업무 영역별 비즈니스 솔루션을 제공하는 독일의 다국적 소프트웨어 기업

*SAP HANA^{[2] :}SAP의 인메모리 데이터베이스 관리 시스템

구매시스템(SCM)
구매시스템은 구매요청을 포함해 품목 및 발주관리, 협력사 관리 등을 수행할 수 있는 시스템으로 구매업무에서 가장 많이 사용하는 시스템이라고 생각됩니다. 기업 내부에서 자체적으로 구매시스템 구성을 하는 경우도 있고, 전문 솔루션 업체를 활용해 시스템 구축을 진행하는 방법도 있습니다. 구매 시스템은 ERP와 연계되어 있는 경우가 많은데요.

구매시스템을 자체적으로 구축 시 많은 비용과 시간, 인력의 투입이 필요하고, 각 개발 요소들에 대한 검토가 철저히 이루어져야 하기 때문에 엠로와 같이 전문 SRM/SCM 컨설턴트가 있는 솔루션 회사와 협업하는 경우가 많습니다.

시스템 구성 시 전자 결제부터 품목코드, 재고 등 다양한 부분에 대한 검토가 필요하기 때문에 개발에 대한 정의를 내릴 때 실무를 하는 구매 담당자의 역할도 중요합니다.

[구매시스템의 다양한 기능]

구매시스템_엠로.png

(출처 : 엠로 홈페이지)

전자계약시스템

구매업무의 경우 거래에 대한 조건 등을 계약서에 녹이는 경우가 많습니다. 따라서 계약 진행 시 전자계약시스템을 통해 계약을 진행합니다. 전자계약시스템에서는 선급금, 중도금, 잔금 등 대금지급 조건부터 지불에 대한 단서조항(세금계산서 발행 후 ~일, 납품 후로부터 ~일), 지연이자, 비밀유지조항 등 구매에 관련된 내용들이 담기며 회사별로, 품목별로 상이한 계약에 대한 표준계약서를 시스템에서 한 번에 관리할 수 있도록 합니다.

전자계약시스템을 사용하면 계약에 대한 관리와 변경계약 등을 전산화하여 관리할 수 있어 휴먼에러로 인한 실수를 줄일 수 있습니다.

세금계산시스템

세금계산 업무를 함께 담당하는 구매 담당자의 경우, 세금계산서 매입 과정은 업무 중 가장 많은 수정이 발생하는 부분입니다. 세금계산서 매입은 크게 역발행, 순발행으로 나누어지는 데요. 원단위에서 발생하는 반올림으로 인하여 부가가치세 합계 금액 차이가 자주 발생하며, 이로 인해 종종 서로 간의 문제가 발생하기도 합니다.

순발행의 경우 매입원가와 부가세를 사전에 공유하여 문제가 발생되지 않도록 하면 좋고, 역발행의 경우 시스템을 통한 파트너사 발행 시 금액에 대한 오류를 줄일 수 있어 대체적으로 역발행을 선호하는 편입니다. 다만 관련 솔루션 이용에 대한 비용이 발생할 수 있습니다.

마치며..
지금까지 저의 경험을 바탕으로 구매담당자로서 사용해 본 시스템을 정리해 보았습니다. 칼럼을 읽으시는 많은 구매담당자분들도 공감이 되셨는지 모르겠습니다. 여러분은 지금까지 어떤 시스템을 사용해 보셨나요? 시스템을 사용하며 느꼈던 경험을 함께 공유해 보는 시간을 가져보는 것도 서로에게 큰 도움이 될 것 같습니다.