슬기로운 구매생활 [보고의 정석]편

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조그만 박스 2023.09.12

보고란 무엇인가?

회사에서 소통하는 방식 중에 상당부분을 차지하는 것이 보고일 것이다. 국어사전에 보면 보고는 ‘일에 관한 내용이나 결과를 말이나 글로 알림’ 이라고 정의하고 있으며 영어로는 Report 또는 Briefing이라고 한다. 즉 회사에서 어떤 이슈를 가지고 대면 또는 전화나 메일로 전달하는 모든 것이 보고에 속하는 것이다. 하지만 보고라는 단어는 우리에게 조금은 무겁게 느껴지는 경우가 있다. 특히 사회 초년생 때는 어디까지 보고하는 것이 정답인지? 항상 헷갈려 애를 먹는 경우가 많을 것이다. (사실 이 난제는 영원히 풀리지 못할 것 같다)

고심한 끝에 나는 나름대로 직위에 따른 보고 방식을 정립하고 후배들에게 전수하고 있다. 다만 이 방식은 회사 분위기나 업종에 따라 다를 수가 있기 때문에 가벼운 마음으로 봐줬으면 한다.

우리가 회사에서 보고를 하는 상황은 크게 세가지가 있을 것이다.

1. 긴급한 이슈가 발생한 경우
2. 프로젝트 기획안을 상급자에게 설명할 경우
3. 주기적으로 어떤 지표에 대해 결과를 전달할 경우

2, 3번의 경우 상대적으로 시간을 가지고 보고서를 작성하고 발표하기 때문에 여기서는 다루지 않겠다. 다만 1번의 경우 특히 구매팀에서는 자주 접하는 상황이기 때문에 이 부분을 한번 살펴보도록 하겠다.

문제 발생 1)

코로나로 인해 중국 상해항이 봉쇄가 되었다.

명일 중국 현지 공장에서 출고되는 제품의 선적이 불가하다.

POINT. "신속하고 정확하게"

① 수습 및 신입사원의 경우

아직 업무의 경험이 없는 신입사원들에게 가장 필요한 것은 신속과 정확이다. 자칫 잘못하면 회사 라인이 멈추기 때문에 이 상황은 바로 상급자에게 보고해야 한다. 시간을 지체시키게 되면 ‘호미로 막을 것을 가래로 막게 되는 상황’이 발생한다. 신입사원들은 할 수 있는 것이 많이 없는 것이 당연하다. 오히려 이런 경우 선배들의 대응을 보며 자신의 실력을 쌓아가는 기회가 되자. 다만 빠르게 진행하더라도 정확한 보고가 필요하다. 거래처, 품목, 수량 등은 숙지하고, 헷갈린다면 해당 품목의 관련 서류를 출력하여 같이 보고하는 것이 좋다.

② 주임 및 대리의 경우

신입시절을 무사히 넘기고 2~3년 차 이상이 되었다. 직위도 얻었으며 구매 업무에 자신이 붙은 이들은 어떻게 보고하는 것이 좋을까? 우선 이때도 가장 중요한 것은 신속과 정확이다. 가장 먼저 이슈를 상급자에게 보고를 한 후에 후속 조치(F/U)를 하면 좋다. 후속 조치 내용은 보고 당시 상급자가 지시를 하거나 자신의 생각하는 대안들을 조사하는 것이다.

‘먼저 물품의 선적이 안되었을 때 언제부터 회사의 결품이 발생하는지?’

‘그러면 이 물품을 항공선적으로 전환 시 발생하는 비용은?’

이런 부분을 보고와 동시 조사를 하여 상급자가 결정을 내릴 수 있도록 지원을 해야 한다.

아직은 선택을 할 수 있는 위치가 아니기 때문에 섣부르게 선조치를 했다가는 회사의 피해를 줄 수도 있기 때문에 보고를 통해 의사결정을 전달받도록 해야 한다.

잘못된 사례)

항공선적으로 변환하여 결과적으로 30%인상된 수입단가를 발생했는데, 알고보니 국내에 10%인상된 대체품이 있었다. 그런 불상사가 발생할 수 있다.

③ 과장급 이상인 경우

이제 회사 생활의 10년 전후가 되는 과장이 되었다. 사실 이 정도가 되면 어느 정도 ‘구매 도사’가 되어있다. 번번이 일어나는 결품 이슈들이 대수롭지 않게 느껴지기도 하고 솔루션도 알고 있다. 여기서 시행해도 되는 형태가 바로 ‘선조치 후보고’이다.

항공으로 전환 시에 얼마 정도 인상되고, 국내의 유통대리점은 어디가 있으며 영업, 생산과 사전에 논의하여 생산일정 조절도 가능하다. 하지만 그럼에도 보고가 필요하다.

약간은 느낌이 다른 보고이기도 하다. 과장급 이상의 보고는 문제 본질보다는 문제 발생 후 해결했던 방식과 결과물을 보고로 한다. 결품은 회사에서 공론화될 사안이기 때문에 담당자뿐만 아니라 팀장까지 내용을 알고 있어야 한다. 팀장은 S&OP나 결산회의 때 보고를 해야 하기 때문에 이 내용을 담당자를 통해 숙지를 하고 있어야 한다.

사회생활을 잘하는(?) 과장들은 오히려 이때를 기회 삼아 자신의 역량을 어필하기도 한다.

문제발생 2)

거래업체에서 공급중단이나 단가인상을 통보했다.

POINT. "내려놓기"

만일 거래업체에서 공급중단이나 단가인상을 통보하면 자신의 선에서 어떻게 해결해 보려고 속앓이를 하다가 결국에 시간의 지체로 회사에 악영향을 주는 사례도 있다.

단가인상이나 공급중단은 자신때문에 일어나는 문제가 아니다. 물론 자신이 맡은 업체이기도 하고 회사에 문제가 발생하기 때문에 최대한 협상을 하는 것은 맞지만 이 문제들은 회사의 의견을 전달해 주는 역할로 수행해야 한다. 이럴 때는 책임감을 살짝 내려놓고 대신 정확하고 신속하게 보고함으로써, 문제 해결에 기여할 수 있는 구매인이 되었으면 한다.

모든 구매인들의 마음과 정신이 건강해지길 진심으로 기원하면서 ……

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