슬기로운 구매생활 [재고관리]편

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조그만 박스 2023.04.20

과잉재고의 책임은 누구?

매년 연말 결산이 끝나고 구매 및 생산 팀장은 오너의 호출을 받게 된다. 그리고 항상 반복되어 나오는 “재고가 많으니, 재고를 줄여라”라는 강요 아닌 강요를 받고 온다. 회사 입장에서는 분명 재고가 많은 것은 좋지 않은 상황이다. 재고 금액의 증가는 그만큼 현금 유동성을 감소시킬 뿐 아니라 추후 불용재고가 될 가능성도 있기 때문이다.

그렇다고 재고가 많은 것을 구매팀에게 책임을 전가하는 것은 옳지 않다고 생각한다. 회사의 수요예측, 개발실의 BOM 구축 오류, MOQ 수량 조건 등 다른 요인에 의해서도 과잉 재고를 유발할 수 있고 요즘처럼 수급이 불확실한 시대에는 적정 재고의 유지가 어느 때보다 힘들기 때문이다.
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재고 상황을 지속적으로 알리자!

그렇다고 재고가 많은 것을 아무렇지도 않게 불가항력적인 상황으로만 인식하고 있지는 않았으면 한다. 비단 회사뿐만 아니라 자신의 능력을 발전시키기 위해서는 재고를 줄이는 방법을 꾸준히 모색하길 바란다. 나의 경우 가장 많이 한 활동은 [비 유동 재고]를 정기적으로 알리는 것이었다.

ERP도 구축이 안되었던 첫 번째 회사 시절, 일일이 엑셀 시트를 보며 지난 6개월 동안 입고나 출고가 안된 부품들을 금액 순대로 정렬하고 회사 대표님을 포함 관련 부서에게 주기적으로 알림을 주었다. 이런 행위는 영업 및 마케팅 부서가 바이어들을 상대할 때 기존 재고를 사용하게 유도할 수 있는 기회가 되기도 한다.

실제로 그 당시 회사에서 부품 중 손잡이가 있었는데 검은색 부품이 상당히 많았다. 하지만 고객들이 컬러 손잡이만 선호하다 보니 몇 년 동안 사용하지 않는 비유동 재고로 되어 버린 것이다. (검은색의 경우 중국에서 컨테이너로 들어왔기 때문에 MOQ 수준이 높았다.)

그러던 어느 날, 영업부 후배가 바이어와 미팅을 하다 바이어 측에서 평소보다 물건을 빨리 받아야 할 것 같다고 하자 후배는 손잡이를 검은색으로 제작하면 납품일을 줄일 수 있다고 내용을 전달하였고, 전사적 회의를 통해 우리는 재고인 검정 손잡이를 투입하여 적시에 납품할 수가 있었다.

만일 내가 재고수량을 주기적으로 알리지 않았다면 회사는 영업기회를 놓쳤을 뿐만 아니라 시간이 지속되어 불용재고를 초래하게 되는 상황이 되었을 지도 모른다.

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전략적 지연(Strategic delay)의 미학

[전략적 지연]이란 용어가 있다. 생산 공정을 거치며 자재는 최대한 후공정까지 공용화가 되어야 재고관리가 용이하다는 뜻이다. 예를 들어, 프레임을 만드는 회사가 있다. 그 회사의 주 고객은 A, B, C 업체인데 예전에는 프레임을 성형(사출) 할 때 금형에 표기를 넣어 A, B, C 고객의 제품임을 분류하였다. 그러다 보니 A, B, C 업체용으로 각각 재고를 준비해야 되고 만일 한 업체와 거래가 종료되었을 시 그 업체의 각인이 새겨진 재고는 불용이 된 것이다.

그래서 이후 성형 시에는 어떠한 각인을 하지 않고 이후 인쇄를 통해 A, B, C 업체를 구분하기로 한 전략적 지연을 선택하였다. 그러고 나니 프레임 한 가지만 재고를 두면 되었고 주문 수량에 맞춰 인쇄만 하여 재고 낭비를 줄일 수 있게 되었다. (물론 인쇄 비용 등 추가 비용을 감안한 TCO 분석은 필요하다.)

나는 전략적 지연을 가장 잘 추진할 수 있는 부서는 구매팀이라 생각한다. 기본적으로 발생하는 재고에 대한 총괄적인 파악을 할 수 있으며, 협력업체 공정을 잘 알기 때문에 어떤 방법이 비용이 추가되지 않는 선에서 재고비용을 감소시킬 수 있는지 알 수 있기 때문이다. 특히 개발 구매팀들은 이런 부분에 특화되어 있어야 한다고 말하고 싶다.

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골 넣는 수비수가 되자!

나는 구매팀을 소개할 때 축구 포지션으로 비유해서 수비수라고 말하기도 한다. 보통 수비수들은 잘하면 본전이지만, 만일 90분 내내 잘 하다가 한 골이라도 먹히면 비난의 화살이 모두 그들에게 향하기 때문이다. (물론 요즘 김민재 선수의 활약으로 수비수의 가치가 많이 올라간 것 같다.)

구매팀도 마찬가지이다. 구매팀이 잘 하고 있다는 것은 생산이 원활히 돌아간다는 것인데, 사실 잘 알아주지 않는다. 대신 작은 부품 한 가지가 결품이라도 나면 그대로 회사의 역적이 되어 버린다.

그래서 나는 구매 직무 후배들에게 “골 넣는 수비수가 되자!”라고 얘기하곤 한다. 수비수가 가치를 올리는 방법 중 하나는 중요한 순간 골을 넣어 팀을 패배에서 구하는 것이다. 그럼 우리의 골은 무엇일까? 쉽지 않지만 많은 방법이 있다. 지금 소개한 재고 알림, 전략적 지연의 제안도 있고 가장 기본적인 원가절감이나 VE 제안도 있다.

대신, 누구나 이해할 수 있도록 체계적으로 보고서를 만들고 타부서와 원활한 협의를 만들어 ‘회사의 발전 속에 나의 인지도도 상승하는 성과’를 만들기 바란다. 축구도 회사도 모두 팀워크로 구성되어 있다. 회사의 가치를 상승시키면 덩달아서 자신의 가치도 상승된다는 신념을 가지고 슬기로운 재고관리를 수행하길 응원한다.

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느

느긋한 완충제 · 2023.04.21

저도 늘 구매업무가 수비업무라고 생각하고 있었는데 ㅋㅋ 비슷한 생각의 칼럼이 올라와서 신기하네요!

긍정적인 배전함 · 2023.05.02

전략적 지연 인상깊네요.

지

지적인 다이어리 · 2024.07.15

과잉재고를 줄이기 위해 알림기능을 만들고 매월 보고한지 1년이 넘어가지만, 감모손실은 크게 줄지 않았네요... 하지만 포기하지 않으면 유관부서들의 적극적 참여와 함께 언젠가 목표한 연간 손실 금액범위 내로 들어올거라 믿습니다.
시간이 지남에 따라 내부이해관계자들이 협조성이 올라가고 있거든요. 모처럼 좋은 글 감사합니다.