지난 구매 프로세스 시리즈를 통해 구매요청부터 발주까지의 프로세스를 살펴보았다. 오늘은 세번째 시간으로 입고 프로세스에 대해 알아보겠다.

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🔗입사 전 알아야할 구매 프로세스 ①, 구매요청

🔗입사 전 알아야할 구매 프로세스 ②, 발주

P2P 프로세스의 다섯 단계

① 구매요청(PR, Purchasing request)

② 발주(PO, Purchasing Order)

③ 입고(GR, Goods receipt)

④ 송장확인(Invoice verification)

⑤ 지불(Payment)

구매직무자가 반드시 지켜야 할 구매 5R(RIghts)이 있다. 

5R(RIghts)

1) Right Price

2) Right Time

3) Right Quantity

4) Right Quality

5) Right Supplier

여기서 입고는 2) Right time과 밀접한 관계가 있다. 구매 5R에 대한 상세한 설명이 궁금하다면, 최정욱 교수님이 진행하신 바이블 강의 중 구매기본 3강을 참고하면 좋다.

관련 강의 바로보기 > 

🎬 최정욱 교수의 구매기본🐣｜#3 구매업무 5R

입고 프로세스 중 구매 담당자의 역할 

일반적으로 구매담당자는 발주를 하고 나면 한시름 덜었다고 생각하는 경우들이 있다. 하지만 다양한 사회적 원인으로 변동성이 많은 요즘, 입고를 받기 전까지 구매담당자는 생산이 정상적으로 잘되고 있는지, 약속된 날짜에 맞추어 입고가 가능한지를 지속적으로 확인해야 하는데, 그 과정에서 일정이 지연되는 상황을 직면하며 피가 마르는 날이 부지기수기도 하다.

공급사는 견적(입찰)서를 제출하면서 입고기한(납기일, Lead time)을 작성한다. 상황에 따라서는 생산 스케줄에 따라 가격보다 납기일이 더 중요한 경우도 있어 그에 따라 선정업체가 변경되기도 한다. 실제로 자동화기기로 생산되는 물품의 경우에는 생산하는 업체에 재해나 사고 혹은 배송 프로세스에 큰 이변이 없는 한 납기일이 잘 지켜지는 편이다. 그러나 인력이 투입되는 경우 최초 납기일을 지키지 못하는 경우가 빈번히 발생하고 이를 해결하는 과정에서 구매담당자의 역할이 매우 중요하다.

사례, IT구매의 SI/SM 공급계약

계약금액 중 인력비용이 대부분을 차지하는 SI/SM 공급계약을 예로 들어 보겠다. SI/SM 계약은 기한 내 입고를 하지 못하게 될 경우 추가 인력 투입이 필요하게 되며 이 과정에서 추가 비용이 발생하게 된다. 이때 공급사 측에서는 최초 견적요청 당시 작성된 요구사항 정의서를 넘어서는 과업범위가 주어졌다고 주장하기도 하며 혹은 실제 업무를 진행하다 보니 견적당시 생각했던 프로세스대로 진행이 어렵거나 추가적인 업무가 필요했다는 주장으로 기한 내 과업을 완성하지 못하는 정당성을 찾고자 하기도 한다.        
 

구매요청을 하고 해당 프로세스를 함께 진행하는 현업의 입장에서는 견적 당시 이미 설명을 했던 내용이며 최초 제안한 스케줄대로 업무를 진행하지 못했다고 반박하는 상황이 발생하는데 이러한 경우 구매담당자의 조율이 필요하다.

공급사 측이 일정을 맞추지 못했거나 서비스 론칭, 다른 시스템과의 연동 등의 이슈가 있다면 개발 기간을 늘릴 수 없으므로 추가 비용 없이 공급사가 추가인력 투입하여 기한 내 마무리 지을 수 있도록 협의하거나 마지막 1개월 동안은 비상주에서 상주근무로 변경해 Daily로 일정을 확인하며 진행하게 된다.        
 

실제로 수급사 측에서 요청사항을 늘린 경우 경중을 판단하여 추가 계약이 필요하게 되는데 이러한 경우 추가계약 프로세스에 더 많은 기한이 걸려 상호 간에 이익이 없으므로 유지보수기간을 활용하는 것을 제안하기도 한다. 보통 개발 공급계약의 경우 1년 무상유지 보수기간을 포함하여 계약하게 되므로 해당 기간 동안에 과업을 마무리함과 동시에 유지보수를 진행하는 방식이다. 

그렇게 되면 상호 간에 추가 비용이 발생하지 않고 해당 업무를 종결할 수 있게 된다. 단, 이 경우 사전에 설명한 바와 같이 경중을 판단하여 주요한 과업을 완성하기 위해 추가되는 Minor한 업무에 한하며 전체적인 개발 방향이 변경이 필요한 경우는 새로운 계약을 작성해야 한다.

입고지연 시 해결 방안

지정된 납기일을 맞추지 못한 경우 공급사와 수급사의 문제를 넘어서 수급사와 고객사의 문제가 되는 경우도 발생하게 되는데 이러한 경우 발주서 혹은 계약 내용에 따라 납기지연에 따른 이자를 받을 수도 있다. 이는 공급사와 수급사의 관계에 따라 실제로 지연 이자를 받거나 혹은 추가 구매 수량에서 할인을 방식도 있을 수 있으나 실제로 지연 이자를 받는 상황에 이르면 상호 간에 소송까지 진행하게 되기도 한다.        
 

이와 같이 구매 직무자는 발주 이후 발주 품목이 요청한 시간에 맞추어 입고되었는지 잘 확인하는 것이 중요하다. 이 과정에서 공급사와 현업의 중간에서 충분히 소통하며 상호 간에 이익이 되는 방향으로 잘 이끌어 가는 것이 중요한 덕목이라고 보인다.

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