[📘구매위키]는 구매 업무에서 자주 사용하는 용어와 예시를 시리즈로 알기 쉽게 풀어드립니다. 오늘은 외부 공급업체에 구매하는 과정에서 나타날 수 있는 구매용어에 대해 알아보도록 하겠습니다.
✅자료요청 (RFI: Request for Information)은 구매자가 특정 제품이나 서비스에 대한 정보를 얻기 위해 공급자에게 문의하는 절차예요.
구매자는 제품의 사양, 가격, 배송 일정 등을 포함한 정보를 요청하게 되는데, 이는 구매 결정을 내리기 전에 시장 조사를 하고, 다양한 공급자의 제품과 서비스를 비교하기 위해 사용되기에, RFI는 공급자의 역량과 신뢰성을 평가하는 데 중요한 역할을 합니다.
이렇게 RFI를 통해 필요한 정보를 미리 수집하고 분석하면, 이후에 더 구체적인 제안서 요청이나 견적 요청을 할 때 큰 도움이 됩니다.
참고사항으로 자료요청 중에서도 요청하는 문서에 따라 RFP, RFQ로 나뉩니다. 각각의 차이점을 잘 알고 계시면 현업에 도움이 되실 거예요!
📌제안 요청서 RFP (Request for Proposal)
RFP는 공급업체에게 특정 프로젝트나 서비스에 대한 제안을 요청하는 문서입니다. 주로 복잡하거나 맞춤형 솔루션이 필요한 경우 사용됩니다. RFP는 프로젝트의 목적, 요구사항, 예산, 시간 계획 등을 상세히 설명하며, 공급업체가 이에 대한 해결책을 제안할 수 있도록 합니다.
📌견적 요청서 RFQ (Request for Quotation)
RFQ는 특정 제품이나 서비스의 가격을 문의하는 문서입니다. 주로 표준화된 제품이나 서비스의 단가를 알고 싶을 때 사용됩니다. RFQ에는 필요한 제품의 사양, 수량, 납기일 등이 포함되어 있어 공급업체가 이에 대한 견적을 제출할 수 있도록 합니다.
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💁♀️💁♂️ 만약, 내가 호텔 구매 담당자라면?
여러분이 호텔의 구매 담당자라고 생각해 보세요. 새로운 고급 침대 시트를 구매해야 하는데, 어떤 제품이 좋은지 알아보기 위해 A, B, C 세 개의 시트 공급업체에 자료 요청(RFI)을 보냅니다. A업체는 고급 면 소재 시트를, B업체는 가격이 저렴한 시트를, C업체는 빠른 배송을 강조해요.
이렇게 각 업체로부터 받은 자료를 통해 제품의 특성과 가격을 비교하면 최적의 침대 시트를 선택할 수 있습니다. 결론적으로 사전에 RFI가 탄탄하면 업체 결정에 있어 큰 도움이 된답니다.
✅시장조사는 특정 제품이나 서비스에 대한 시장의 수요, 경쟁 상황, 가격 등을 조사하는 과정이에요.
이를 통해 구매자는 시장의 현재 상태와 트렌드를 파악하고, 현명한 구매 결정을 내릴 수 있습니다. 시장조사는 설문조사, 인터뷰, 데이터 분석 등 다양한 방법을 통해 이루어질 수 있으며, 이를 통해 얻은 정보는 전략적인 의사결정에 큰 도움이 됩니다.
참고로 시장조사를 통해 경쟁분석도 함께 진행되며, 이를 통해 얻은 정보는 구매 결정뿐만 아니라 제품 개발, 마케팅 전략 수립에도 큰 도움이 됩니다.
📌경쟁분석
경쟁분석은 시장에서 경쟁하는 다른 업체들의 제품, 서비스, 가격, 마케팅 전략 등을 분석하는 과정이에요. 이를 통해 자사의 위치를 파악하고, 경쟁 우위를 확보할 수 있는 전략을 수립하게 됩니다. 경쟁분석은 자사의 강점과 약점을 확인하고, 경쟁사의 성공 요인과 실수를 통해 배울 수 있는 기회를 제공합니다.
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💁♀️💁♂️ 만약, 내가 IT 구매 담당자라면?
예를 들어, 한 회사가 새로운 스마트폰 모델을 출시하려고 한다고 가정해 보세요. 이 회사는 시장조사를 통해 현재 소비자들이 어떤 기능을 중요하게 생각하는지, 경쟁사의 제품은 어떤 기능을 제공하는지, 가격대는 어느 정도인지 등을 조사합니다. 예를 들어, 설문조사를 통해 많은 소비자들이 카메라 성능을 중요하게 생각한다는 것을 알게 된다면, 그에 맞춰 제품 개발 방향을 설정할 수 있죠. 또는, 경쟁사 제품과의 가격 비교를 통해 자사 제품의 가격 전략을 세울 수도 있습니다.
✅ 공급자 평가는 공급망에서 공급업체의 성능과 역량을 평가하는 과정입니다.
이는 품질, 가격, 납기, 서비스 등의 여러 기준을 바탕으로 이루어지며, 우수한 공급업체를 선택하고 관리하는 데 중요한 역할을 합니다. 공급자 평가는 정기적으로 이루어지며, 이를 통해 공급업체와의 관계를 개선하고, 더 나은 협력 방안을 모색할 수 있습니다.
궁극적으로 공급자 평가는 단순히 평가에서 끝나는 것이 아니라, 이를 통해 공급업체와의 관계를 더 강화하고, 협력하여 더 나은 성과를 내기 위한 중요한 과정입니다.
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💁♀️💁♂️ 만약, 전자 부품을 평가해야 한다면?
한 회사가 전자 부품을 생산하는 여러 공급업체를 평가한다고 가정해 봅시다. 이 회사는 각 공급업체의 부품 품질, 납기 준수율, 가격 경쟁력 등을 기준으로 평가를 진행합니다. A 공급업체는 품질이 우수하지만 납기 준수율이 낮고, B 공급업체는 가격이 저렴하지만 품질이 떨어진다는 결과를 얻었다면, 이를 바탕으로 어떤 공급업체와 계약을 계속할지, 개선이 필요한 부분을 어떻게 조치할지 결정할 수 있습니다.
✅조달은 필요한 물품이나 서비스를 외부 공급업체로부터 구매하는 과정을 말합니다.
이 과정에는 공급업체 선정, 계약 체결, 주문, 납품, 결제 등이 포함되는데요. 조달의 목표는 품질 좋은 제품을 적절한 가격에 적시에 확보하는 것이며, 이를 통해 생산성과 효율성을 높일 수 있습니다.
이렇듯 조달 과정은 회사의 재무와 운영에 큰 영향을 미치기에 단순한 구매 이상의 의미를 가지며, 전체 공급망의 효율성과 비용 관리에 큰 영향을 미칩니다. 취업 준비생이나 구매 담당자라면, 조달 과정을 잘 이해하고 적절하게 관리하는 것이 중요하다는 점을 기억해 주세요!
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💁♀️💁♂️ 만약, 내가 기기를 조달한다면?
한 IT 회사가 직원들에게 사용할 노트북을 조달한다고 가정해 보겠습니다. 이 회사는 여러 노트북 제조업체에게 RFP(제안 요청서)를 보내어 각 제조업체의 제품 사양과 가격을 제안받습니다. 제안서를 검토한 후, 가장 적합한 제조업체와 계약을 체결하고, 필요한 수량의 노트북을 주문합니다. 제조업체는 정해진 일정에 따라 노트북을 납품하고, 회사는 이를 검수한 후 결제를 진행합니다. 이렇게 조달 과정을 통해 회사는 직원들에게 필요한 노트북을 적시에 공급받을 수 있게 됩니다.
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