구매의 정의와 구매 담당자의 역할

구매실무
협상/커뮤니케이션
4~9년
IT/통신

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외향적인 머그컵 2023.08.03

안녕하세요. IT회사에서 구매업무를 진행하며 후배들을 위한 멘토링, 직무특강을 하고 있는 회사원입니다.

구매 업무 6년 차, 업무에 조금이나마 적응하고 나니 '구매란 무엇일까'라는 생각을 하게 되었습니다. 제가 생각하는 구매는 회사의 목적인 '최소한의 비용으로 최대한의 효율'을 만들어 낼 수 있도록 '주요 요소인 QCD를 관리하는 것' 이라고 이야기하고 싶습니다.

회사의 자산을 쓰며 금전적 손실이 나지 않도록 관리하고, 적시적소에 필요한 물량을 공급하고, 소비자가 회사의 이름에 신뢰를 할 수 있도록 품질을 관리하는 것이 구매의 역할이라고 생각합니다. 그렇기에 구매부서는 정말 많은 부서와 엮이고 이야기할 수밖에 없는 내무부장관 같은 팀이랄까요.. (긍정적으로 살기 위해 노력 중입니다!)

모 회사에서는 기업을 평가할 때 구매팀의 퇴사율을 본다고도 합니다. 그 배경에는 구매팀이 다양한 부서들과 협업이 진행되며 매입과 매출을 동시에 챙기는 팀이기에 회사의 변화에 가장 민감하기 때문이라고 생각합니다. 회사의 이름을 빌려 선공급 후 대금지급 되는 업무의 특성상 '곳간에 돈이 없다'는 치명적인 상황이 발생하면 끔찍할 것만 같긴 합니다.

사전적 정의

다시 본론으로 돌아와서 구매의 사전적 정의는 '물건 따위를 사들이는 일'이라고 기재되어 있습니다. 그리고 파생어 등이 있듯 다양한 이름으로 불리고 있습니다. 영어를 예로 든다면 buyer, purchaser, sourcing, procurement 등이 쓰이듯이 말이죠.

구매의 정의에 대한 상세한 내용은 타 칼럼니스트님의 글을 참조하시면 좋을 것 같습니다.

그렇다면, 구매부의 사전적 정의는 어떻게 될까요. 네이버의 표준국어대사전 검색결과를 참고해 보면, 구매부서의 사전적 정의는 '기업체 등에서, 필요한 자재나 물품 따위를 집중적으로 구매하는 부서' , '학교 등 공공 기관이나 기업체 등에서, 자체적으로 학용품·생활필수품 따위를 싸게 사들여 싸게 파는 곳'으로 정의하고 있습니다.

구매부서의 역할

앞서 본 사전적 정의와 같이 구매부서에서는 구매업무를 하기 위해 다양한 관점으로 업무를 수행합니다.

- 단가 측면 : 전략적 파트너사 선정 및 관리, 파트너사 이원화 등 끊임없이 경쟁력을 갖출 수 있도록 노력하는 역할

- 납기 측면 : 이슈 발생 시 대체 방안 마련, 생기, 생산 등 팀 협업을 통한 작업일정 변경 등

- 품질 측면 : 지연이자 부여, 개선 불가 파트너사 제외 등 페널티 부여

하나의 자동차를 만들기 위해서 생산되는 파츠가 수백여 가지에 이르고 그 수백여 가지를 생산하는 1차 벤더사만 수백, 수천 개의 회사가 나오듯이 상단과 같은 업무를 수행하기 위해서는 해당 근무 경험에서 나오는 노하우와 끊임없는 노력이 필요하다고 생각합니다.

구매 담당자의 역할

다양한 차종이 변경 혹은 단종이 되듯 우리의 구매품목은 계속 변화가 이뤄지고, 구매하는 품목에 해당하는 원자재 동향, 외화 동향 등 업무에 영향을 주는 것들이 굉장히 많기 때문에 그렇게 생각하고 있습니다. 근무경험은 연차에 따라 다르겠지만 저는 저연차를 이렇게 분류합니다.

- 1년 차 : 시키는 것만 잘해도 잘하는 시기
- 2년 차 : 일에 적응을 하여 범위를 늘리고 싶은 시기
- 3년 차 : 생각과 요령이라는 것을 부릴 수 있는 시기
- 4년 차 : 새로운 것에 도전을 해보고 싶은 시기(이직욕구 뿜뿜)
- 5년 차 : 아래에서 쫓기며, 위에서 치이며 힘든 시기(이직욕구 뿜뿜)

보통 상단의 역할 정도 수행을 하려면 한 품목 기준으로 3~5년 차 정도 되어야 하지 않을까란 생각을 하는데요. 그 배경에는 구매 업무는 어디서 배워올 수 없고 도제식으로 1명, 1명 키우다 보니까 그렇지 않을까란 생각을 합니다.

저 역시 중소·견의 회사에서 근무할 때와 2번째 직장인 현재 직장의 구매 업무의 롤과 책임, 수행하는 범위 등에서 차이를 느끼는 것들이 많고 중소·견 때는 고려하지 않던 것들도 현재의 직장에서는 고려하며, 이전 직장에서 하던 것들을 여기서는 고려하지 않는 등 기업 규모에 따른 업무적 차이도 많이 느끼고 있습니다.

구매업무를 수행하기 위하여 회사들을 체크할 때, 통상 제조업의 경우 인당 매출액 3억원, 영업이익 10%를 양호한 회사로 보는 것으로 배워 참고하고 있습니다. 더불어 재무제표 참고하여 성장성, 현금흐름성, 주요 매출처, 임직원 수(임원 수 과다 체크), 주식지분(상장사), 3개년 래퍼런스, 입/퇴사율, 담당자 재직기간 등을 확인하고 있습니다.

- 기업 분석 시 나만의 체크 리스트

✔️재무제표 참고 : 성장성, 현금흐름성, 주요 매출처, 임직원 수, 주식지분, 3개년 래퍼런스, 입/퇴사율, 재직기간등
✔️산업계별 평균 매출액과 영업이익에서 차이 발생 시 : 최소 3개 회사 비교분석 필요
✔️평균 임금 : 사*인, 잡*리아, 캐* 등 참고 비교 분석 및 과대 시 이상체크
✔️중소기업 법인세 절감 및 인재유출 방지를 위해 성과급 과대 지급 시 영업이익 차이 발생가능

지금까지 구매, 구매부서의 사전적 정의와 그에 따른 구매팀과 구매담당자의 역할에 대해 저의 경험을 기반으로 인사이트를 공유해 드렸습니다. 여러분의 내무부장관 역할 수행을 위한 꿀팁이 있다면 답글 부탁드립니다.

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