건설구매는 대표적인 조달구매 유형으로 ‘수요부서의 요청’을 받아 시장에 판매 중인 자재를 ‘최적의 가격으로 구매’하여 ‘적기에 공급’하는 역할을 수행합니다. 즉, ‘구매의뢰 요청 - 구매 - 납품’의 단계를 거치지요.
먼저 ‘구매의뢰 요청’은 건설 현장의 담당자가 구매 담당자에게 지정된 양식으로 구매를 요청하는 행위를 말합니다. 이때 기재되는 필수 요소는 예산부서로부터 사전에 승인받은 품목과 규격, 수량, 금액과 현장에서 지정한 납기 등이 있으며, 시장 표준 규격의 자재가 아니거나 특수한 요청사항이 있는 경우 별도의 시방서를 첨부하고, 필요시 현장설명회 실시를 요청합니다.
품목과 규격, 시방서 등 구매하고자 하는 자재의 사양은 발주자가 제공 또는 승인한 ‘설계도서’를 기준으로 결정되며, 이렇게 결정된 자재도 건설 현장의 ‘감리자’에게 승인을 받은 후 투입될 수 있습니다.
설계자와 감리자 모두 관련 법에 따라 설계도서를 작성하고 투입을 승인하기 때문에, 일반 건설 자재는 구매자인 건설사가 원하는 형태와 성능으로 제작된 제품이 아닌, 이미 시장에 존재하여 관련 법의 인증과 시험을 통과한 제품을 구매하게 됩니다. 구매 담당자는 해당 구매의뢰를 접수하여 구매의 유형과 계약조건을 결정합니다.
먼저 구매의 유형은 ‘경쟁입찰’, ‘수의계약’, ‘단가계약’으로 분류합니다.
경쟁입찰
일반, 제한, 지명 등의 입찰 유형과 최저가, 종합(디자인, 성능 등)의 선정 기준으로 분류할 수 있습니다.
수의계약
특정의 상대를 지정하여 계약을 체결하는 방식이며, 구매자의 영향력이 가장 약화되기 때문에 특수한 경우를 제외하고 선택하지 않습니다.
단가계약
일정 기간 동일한 단가로 공급받는 계약이며, 단가계약으로 구매 유형을 결정한 경우 입찰 등 별도의 행위없이 기계약된 업체와 단가로 구매를 진행합니다. 단가계약 역시 처음에는 경쟁입찰이나 수의계약의 과정을 거쳐 계약이 이뤄집니다.
계약조건은 물품의 인도장소, 인수 및 검수, 대금의 지급, 보증, 지체상금, 해지, 분쟁, 면책조건 등 수요부서가 요청한 사양과 납기일을 제외한 나머지 모든 조건을 말합니다. 이러한 조건은 입찰 시 사전에 공지되어 공급자가 입찰 단가에 반영할 수 있어야 하고, 계약서에 기재함으로써 법적 효력을 가지게 됩니다.
계약 완료 후 구매 담당자는 구매의뢰를 요청한 현장 담당자에게 계약을 통지하고, 현장 담당자는 계약업체에게 납품을 요청합니다. 건설 현장의 특성 상 자재의 보관 공간이 협소하고 보안에 취약하기 때문에, 현장 담당자는 계약업체의 납품 소요기간과 현장의 공정 계획을 고려하여 최적화된 재고 운영 및 납품 계획을 수립하여야 합니다. 또 납품된 자재의 검수와 대금 전표를 작성하고, 이슈 발생 시 구매 담당자에게 전달하여 공동대응합니다.
구매 담당자는 현장의 원활한 운영을 지원하여야 합니다. 품목별 시장 특성을 파악하여 현장에 적절한 구매의뢰 요청 시기를 안내하고, 시장과 업체 이슈 발생 시 즉각 현장 담당자에게 전달하여 현장 공정에 지장이 없도록 대처해야 합니다. 구매 담당자와 현장 담당자의 원활한 소통이 성공적인 구매의 중요한 요소입니다.
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